Mendaftar ke WhatsApp Bisnis adalah salah satu langkah penting untuk mengembangkan bisnis Anda. Khususnya untuk berkomunikasi dengan audiens dan memperluas jangkauan audiens.
Salah satu hal yang bisa Anda lakukan dengan WhatsApp Bisnis adalah mengimplementasikan WhatsApp ticketing, di mana pengelolaan masalah customer bisa diproses melalui satu sistem saja. Tapi, bagaimana cara menggunakannya?
Tenang saja! Di sini, kami menyediakan informasi lengkap seputar WA ticketing. Anda akan memahami mulai dari pengertian hingga rekomendasi tools ideal untuk menggunakannya.
Apa itu WhatsApp Ticketing System?
WhatsApp ticketing adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk mempermudah pengelolaan pertanyaan, keluhan, dan masalah customer melalui chat di WhatsApp..
Melalui sistem ini, setiap chat yang masuk akan dianggap sebagai ticket dan diberi nomor, lalu dikategorikan sesuai isi pesan. Adapun pemberian nomor berfungsi untuk memudahkan pelacakan status ticket.
Nah, dengan adanya WA ticketing, Anda tidak perlu mengelompokkan chat customer secara manual. Sebab, semuanya sudah diatur secara otomatis oleh sistem.
Dengan begitu, penanganan chat customer akan lebih cepat dan Anda dapat meningkatkan kepuasan customer.
Apa Manfaat WhatsApp Ticketing System untuk Bisnis Anda?
Penggunaan WA ticketing system dapat mendukung pengelolaan feedback customer, terutama jika Anda punya toko di WhatsApp.
Berikut adalah berbagai manfaat yang akan Anda rasakan dari fitur ticketing:
- Standby 24/7 – Keberadaan chatbot membuat semua customer akan memperoleh respon secara real-time, tidak perlu menunggu tim CS untuk menangani pesan masuk.
- Chat Otomatis Masuk ke CS yang Aktif – Selain chatbot, WA ticket juga bisa mengatur agar chat customer masuk ke agen CS yang sedang aktif untuk mempercepat penanganan.
- Chat Otomatis Terdata di Sistem Tiket – Semua chat dari customer akan tersimpan otomatis secara real-time, tanpa harus input manual.
- Monitor Progress Tiket secara Real-Time – Status dari setiap tiket yang ada di dashboard dapat di-monitor secara real-time. Lalu, tim CS dapat mengatur prioritas tiket dan mempercepat penanganan untuk customer.
- Mengurangi Risiko Tiket yang Terlewat – Dengan sistem ticketing, status seluruh tiket dapat dipantau di dashboard. Anda juga bisa mengatur reminder untuk tiket-tiket yang belum selesai.
- Penyimpanan Data Tiket dalam Sistem Terpusat – Semua chat customer yang masuk akan tersimpan secara otomatis dan real-time. Dengan begitu, Anda dapat memahami pola atau tren masalah yang dihadapi customer. Data ini akan berguna untuk pengembangan produk dan layanan.
- Efisien Waktu, Tenaga, dan Biaya – Keberadaan sistem ticketing membuat satu agen CS dapat menangani beberapa customer sekaligus dalam satu waktu.
Baca Juga: Apa Itu WhatsApp Commerce? Ini Manfaatnya untuk Bisnis!
Cara Kerja WhatsApp Ticketing System
Bagaimana cara kerja WhatsApp ticketing? Berikut adalah berbagai fasenya:
1. Penentuan Kategori dan Filter
Setiap chat customer yang masuk akan dikategorikan berdasarkan jenisnya. Yakni pertanyaan, permintaan, saran, keluhan, dan sebagainya.
Lalu, statusnya pun akan dibedakan. Yakni tiket yang sudah ditanggapi, sedang menunggu proses, hingga sudah selesai ditangani.
Bahkan, sistem juga bisa membuat filter berdasarkan urgensinya, apakah harus segera ditangani atau tidak berdasarkan skala prioritas yang Anda buat.
2. Memberikan Layanan bagi Customer
Selanjutnya, sistem akan secara otomatis sistem akan langsung melayani customer. Dengan begitu, customer dapat memperoleh respon sesuai kebutuhan mereka masing-masing.
3. Pengelolaan Data
Melalui sistem otomatis, seluruh data yang diambil dari chat masuk akan dikelola secara terpusat. Beberapa di antaranya seperti kontak, history transaksi, history keluhan, preferensi produk/layanan, dan lain-lain.
4. Survey Kepuasan Customer
Setiap kali Anda selesai menerima produk atau menggunakan layanan, sistem akan mengirimkan survey kepuasan customer secara otomatis via chat.
Dengan begitu, Anda akan memiliki data yang berguna untuk peningkatan atau perbaikan layanan untuk customer.
Bagaimana Cara Menerapkan WhatsApp Ticketing System di Bisnis Anda?
Setelah memahami manfaat dan cara kerjanya, apakah Anda sudah tertarik untuk mengimplementasikan WA ticketing untuk bisnis Anda?
Kalau sudah tertarik, maka Anda bisa memanfaatkan platform terpercaya seperti Jatis Mobile. Berikut adalah cara menerapkan WA ticketing system via Jatis Mobile:
1. Registrasi Akun WA Business API
Agar Anda bisa menggunakan WA ticketing, maka Anda perlu registrasi WhatsApp API resmi terlebih dahulu.
Jatis Mobile akan membantu Anda untuk mendapatkan WA Business API. Saat registrasi, pastikan Anda mendaftarkan nomor WhatsApp yang memang digunakan untuk kepentingan komunikasi dengan customer.
2. Lengkapi Profil Bisnis
Setelah registrasi berhasil, masih ada langkah lain yang perlu Anda lakukan.
Lengkapi profil bisnis Anda dengan informasi-informasi yang relevan. Yakni nama brand/toko, alamat, jam operasional, alamat website, username/link media sosial, dan lain-lain.
3. Integrasikan WhatsApp dengan CRM
Setelah melengkapi profil bisnis, maka langkah selanjutnya adalah mengintegrasikan WhatsApp dengan sistem CRM. Nah, di Jatis Mobile, sistem tersebut adalah Coster.
Anda hanya perlu mengikuti seluruh petunjuk yang muncul untuk mengintegrasikan WA dengan Coster. Pastikan Anda mengikuti setiap langkah dengan cermat, ya!
4. Gunakan WhatsApp Ticketing System
Setelah WA terintegrasi dengan Coster, Anda sudah bisa menggunakan WA ticketing system.
Sebagai langkah awal, Anda bisa membuat template sapaan untuk setiap chat yang masuk. Lalu, lanjutkan dengan membuat template jawaban-jawaban yang bersifat umum. Jangan lupa untuk menambahkan tombol atau opsi untuk berbicara langsung dengan tim CS.
Selanjutnya, Anda bisa mengatur pengkategorian untuk setiap chat yang masuk. Atur juga skala prioritas, mana yang perlu ditangani terlebih dahulu.
Bangun WhatsApp Ticketing System Bisnis Anda dengan Dukungan Jatis Mobile!
WhatsApp ticketing adalah salah satu tools yang bisa mengoptimalkan komunikasi Anda dengan para customer.
Hanya dari satu sistem, pengelolaan chat akan jauh lebih efektif. Masalah customer bisa tertangani, lalu kepuasan customer pun meningkat.
Sebab, WA ticketing dapat membantu Anda untuk memberikan respon cepat kepada customer. Lalu, setiap chat masuk akan dikategorikan sesuai jenisnya. Hal ini akan memudahkan tim CS untuk memproses setiap chat masuk.
Nah, cara kerja WA ticketing pun sangat sistematis. Mulai dari pengkategorian hingga Service Level Agreement (SLA), semuanya hadir untuk membantu Anda dalam memberikan layanan terbaik bagi customer.
Kalau Anda tertarik menggunakan WA ticketing, manfaatkanlah platform terpercaya seperti Jatis Mobile. Anda akan dibantu mulai dari registrasi WA Business API hingga mengelola WA ticketing melalui sistem Coster.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk gunakan WA ticketing dan berikan layanan terbaik untuk customer Anda!
