Menuliskan chat untuk customer memang tidak bisa sembarangan, perlu kehati-hatian. Oleh karena itu, Anda harus paham cara follow up customer lewat WhatsApp
Oleh karena itu, di artikel ini Jatis Mobile menghadirkan beberapa contoh kata-kata follow up yang menarik hingga cara memilih waktu follow-up yang tepat.
Penasaran? Yuk ikuti artikel ini hingga akhir!
Mengapa Anda Harus Memilih Kata-Kata yang Tepat saat Follow Up Customer via WA?
Sebelum mempelajari cara follow up customer lewat WhatsApp, Anda perlu memahami alasannya terlebih dahulu.
Sebagai seller, Anda harus memastikan bahwa komunikasi dengan calon konsumen tidak terputus. Nah, caranya adalah dengan melakukan follow up secara efektif.
Jika komunikasi terjalin dengan baik, bukan tidak mungkin Anda mendapatkan transaksi yang Anda harapkan.
Bahkan, tidak menutup kemungkinan juga kalau customer akan merekomendasikan produk Anda kepada orang lain. Itulah mengapa Anda perlu memilih kata-kata yang tepat saat melakukan follow up.
5 Contoh Kata-Kata untuk Follow Up Customer via WhatsApp
Berikut adalah contoh kata-kata yang bisa Anda gunakan saat follow up customer (khususnya jika Anda menggunakan WhatsApp Bisnis):
1. Mempertahankan Performa
“Halo Kak Icha! Kami sangat gembira bisa menerima penilaian terbaik dari Kakak, kami berharap Kakak mau mengikuti toko kami. Di toko kami terdapat banyak produk berkualitas tinggi, kami menantikan belanjaan Kakak berikutnya ya!”
Gunakan kalimat di atas saat customer sudah menerima barang. Sehingga komunikasi Anda dengan customer tetap berjalan dan memancing customer untuk melakukan transaksi berikutnya.
2. Menginformasikan Produk yang Ready Stock
“Halo Kak Reni! Kami dari VX Beauty ingin menginformasikan bahwa serum dan moisturizer incaran Kakak sudah tersedia kembali di toko. Silakan hubungi kami untuk proses pembelian, ya!”
Ada kalanya barang yang dicari customer sedang habis. Nah, gunakan kalimat ini untuk menginformasikan kepada customer bahwa barangnya sudah ready stock. Dengan cara ini, Anda bisa memancing customer untuk check out.
3. Menagih Pembayaran
“Selamat sore Pak Kevin. Terima kasih atas kepercayaan Bapak terhadap produk kami. Sebagai pengingat, kami informasikan bahwa pembayaran tagihan dengan nomor FX12345678 perlu diselesaikan agar kami bisa lanjutkan ke pengiriman. Pembayaran bisa dilakukan via transfer atau e-wallet, maksimal hingga malam ini pukul 20:00 WIB. Jika pembayaran belum terlaksana hingga waktu tersebut, maka pesanan akan dibatalkan secara otomatis. Jika Bapak sudah melakukan pembayaran, mohon hubungi kami untuk konfirmasi. Terima kasih atas perhatian Bapak.”
Jika customer sudah order tetapi belum menyelesaikan pembayaran, maka ikuti format di atas untuk follow up. Dengan begitu, Anda bisa memperoleh kepastian, apakah proses pesanan dapat dilanjutkan ke pengiriman atau tidak.
4. Menanyakan Kendala atau Permasalahan
“Halo Bu Merry. Terima kasih sudah berkenan membeli produk kami. Jika ada kendala saat menggunakannya, langsung saja hubungi kami, ya! Customer care kami akan segera menindaklanjuti kendala yang Ibu sampaikan demi kelancaran saat penggunaan produk. Terima kasih.”
Menanyakan kendala adalah bagian dari pelayanan customer. Dengan begitu, Anda bisa mewujudkan kepuasan customer sekaligus memastikan kondisi barang yang dikirim.
Kalaupun ada kendala, pastikan Anda memberikan solusi yang ideal agar customer tetap merasa nyaman dan tidak merasa rugi berbelanja di toko Anda.
5. Meminta Feedback
“Selamat sore Kak Bian. Terima kasih sudah berkenan membeli produk kami. Demi kenyamanan Kakak, mohon berikan ulasan terkait pengalaman Kakak saat berbelanja di toko kami. Silakan isi kuesioner berikut ini untuk memberikan feedback.”
Meminta feedback adalah salah satu hal yang bisa Anda lakukan untuk menjaga kualitas produk dan layanan toko. Oleh karena itu, gunakan kalimat di atas setelah barang diterima oleh customer.
Baca juga: 15 Rekomendasi WhatsApp Marketing Tools untuk Bisnis Anda
Kapan Momen yang Tepat untuk Follow Up Customer Anda?
Tidak hanya kata-kata saja, pemilihan waktu pun harus tepat saat follow up customer.
Sebab, chat di momen yang salah dapat membuat customer tidak memberikan respon kepada Anda.
Maka dari itu, lakukan follow up sesuai momen-momen berikut:
1. Follow Up Pesanan yang Belum Selesai
Saat customer sudah check out tapi belum melakukan pembayaran, maka Anda bisa melakukan follow up. Momen ini sangat tepat karena customer baru saja melakukan transaksi.
Idealnya, kirim pesan follow up pada 20-23 jam setelah customer check out. Momen tersebut masih fresh dan history transaksi pun mudah dilacak oleh customer. Sehingga Anda bisa meningkatkan peluang customer menyelesaikan transaksinya.
2. Follow Up Setelah Pembelian
Setelah transaksi sukses, bukan berarti proses komunikasi berakhir. Anda perlu melakukan follow up setelah pembelian agar tetap terhubung dengan customer.
Jadi, pastikan Anda menghubungi customer setelah pesanan atau barang diterima. Momen ini tepat karena customer baru saja menyelesaikan pesanan dan masih ingat dengan produk atau toko Anda.
Saat follow up, Anda bisa memastikan kondisi barang dan layanan pengiriman.
3. Follow Up untuk Feedback
Mengumpulkan feedback dari customer penting untuk stabilitas usaha Anda. Sebab, masyarakat cenderung melihat review dari customer lain sebelum membuat keputusan pembelian.
Kapan waktu ideal untuk meminta feedback? Lakukan follow up secara personal pada 3-5 hari setelah barang diterima customer. Momen ini tepat karena customer diperkirakan sudah unboxing dan cek kondisi barang.
Lalu, saat follow up, Anda bisa meminta feedback terkait kualitas barang dan pelayanan toko.
4. Follow Up Customer Lama
Jika customer tidak melakukan pembelian selama 3 bulan, Anda bisa melakukan follow up. Namun, pastikan Anda memiliki database customer yang rinci dan memuat waktu transaksi.
Saat follow up customer lama, ada beberapa pilihan yang bisa Anda lakukan:
- Promo terkini yang dikhususkan untuk customer lama
- Promo terkait produk yang sering dibeli customer
- Info produk-produk terbaru dengan diskon eksklusif untuk customer lama
4 Tips untuk Follow Up Customer Secara Efektif Lewat WhatsApp
Bagaimana agar proses follow up customer bisa lebih efektif? Simak beberapa tipsnya sebagai berikut:
1. Gunakan Nama Customer
Sapalah customer dengan namanya agar pesan terasa lebih personal. Sebab, customer lebih cenderung membalas pesan kalau namanya disapa. Hindari sapaan general seperti, “Dear Customer” atau “Halo Kak”.
2. Selalu Menggunakan Bahasa yang Sopan
Pastikan Anda selalu menggunakan bahasa yang sopan untuk menjaga kualitas pelayanan. Dengan begitu, customer akan merasa puas atas pelayanan yang Anda berikan.
3. Hindari Basa-Basi yang Berlebihan
Pahamilah bahwa customer memiliki kesibukannya masing-masing. Oleh karena itu, akan lebih baik kalau Anda tidak menyampaikan basa-basi yang berlebihan.
Setelah menyapa customer, langsung to the point saja, sampaikan maksud dan tujuan Anda. Dengan begitu, customer tidak membuang waktu terlalu lama untuk membaca pesan Anda dan bisa lebih cepat dalam memberikan respon.
4. Jangan Memaksa atau Menekan
Saat menyusun kata-kata untuk follow up customer, hindari kesan memaksa/menekan customer agar melakukan transaksi. Sebab, bentuk komunikasi seperti ini akan membuat customer merasa tidak nyaman dan bahkan tidak jadi bertransaksi.
5. Ucapkan Terima Kasih
Jangan pernah lupa untuk menyampaikan terima kasih. Walaupun sederhana, tapi bisa menjaga relasi baik Anda dengan customer. Selain itu, Anda juga menunjukkan kualitas pelayanan yang baik.
Kesimpulan
Sekarang Anda sudah tahu 5 cara follow up customer lewat WhatsApp yang bisa Anda terapkan. Dengan begitu, Anda bisa terus menjaga komunikasi dengan baik dengan para customer (atau calon customer) Anda.
Selain cara yang ideal, pemilihan waktu juga penting untuk meningkatkan kemungkinan respon dari customer. Agar semakin sempurna, ikuti juga beberapa tips di sini untuk menyusun isi pesan yang tepat saat follow up.
Namun, Anda bisa saja kewalahan kalau harus follow up customer satu per satu. Nah, ada solusi yang bisa membantu Anda agar proses follow up lebih efektif, yaitu WhatsApp API resmi.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk melakukan follow up ke banyak customer sekaligus. Selain itu, masih banyak lagi fitur menarik lainnya yang bisa Anda manfaatkan untuk memaksimalkan kampanye pemasaran via WhatsApp.
Ingin tahu lebih lanjut? Yuk kenalan lebih lanjut dengan WhatsApp API resmi dari Jatis Mobile!
