Punya WhatsApp bisnis untuk terhubung dengan pelanggan? Jika ya, sudah pasti Anda mengenal salah satu fitur paling penting ini: auto reply.
Auto reply WhatsApp punya fungsi penting: memberikan balasan secara otomatis kepada pelanggan dengan trigger tertentu. Misal, ketika jam operasional toko online Anda telah selesai.
Dengan auto reply, pelanggan jadi punya ekspektasi kapan Anda bisa membalasnya langsung.
Nah, sekarang, bagaimana sih caranya? Yuk, kita pelajari bersama di sini!
Apa itu Pesan Auto Reply di WA?
Pesan auto reply di WhatsApp adalah teks otomatis yang dikirimkan kepada pelanggan saat mereka mengirim pesan ke akun bisnis Anda. Fungsinya simpel: memberikan respon cepat tanpa perlu Anda ketik manual satu per satu.
Biasanya, pesan ini digunakan untuk menyapa pelanggan, memberi tahu jam operasional, atau sekadar memastikan mereka tahu pesannya sudah diterima. Dengan begitu, komunikasi tetap terjaga meski Anda belum sempat membalas secara langsung.
Selain kata-kata follow up, penting juga bagi Anda untuk memikirkan kata-kata auto reply yang menarik—ramah, jelas, dan sesuai dengan karakter brand Anda. Sebab, dari pesan pertama inilah pelanggan bisa menilai keseriusan dan profesionalisme bisnis Anda.
Cara Kerja Fitur Auto Reply di WhatsApp Business
Fitur auto reply di WhatsApp Business bekerja dengan sistem pemicu otomatis. Artinya, saat pelanggan mengirimkan pesan tertentu atau menghubungi Anda di waktu tertentu (misalnya di luar jam kerja), WhatsApp secara otomatis mengirimkan balasan sesuai pengaturan yang sudah Anda buat sebelumnya.
Ada dua jenis auto reply utama yang bisa Anda manfaatkan:
- Pesan tidak di tempat – digunakan saat Anda sedang offline atau toko sedang tutup.
- Pesan salam – dikirim otomatis ke pelanggan baru atau pelanggan lama yang menghubungi setelah 14 hari tidak aktif.
Misalnya, jika Anda mengelola toko di WhatsApp, Anda bisa mengatur auto reply yang menjelaskan bahwa pesanan akan diproses esok hari, lengkap dengan jam operasional. Jadi, meskipun Anda sedang tidak aktif, pelanggan tetap merasa dilayani dan tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Fitur ini bekerja terus-menerus sesuai aturan yang Anda tentukan, sehingga Anda bisa lebih fokus mengelola bisnis tanpa khawatir ada pesan yang terlewat.
Cara Membuat Pesan Auto Reply di WhatsApp Business
Sekarang, langsung saja ke bagian paling pentingnya: cara set auto reply WhatsApp. Ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Buka Aplikasi WhatsApp Business
Pastikan Anda sudah menggunakan aplikasi WhatsApp Business, bukan WhatsApp biasa. Aplikasi ini memang dirancang khusus untuk pelaku usaha, lengkap dengan fitur auto reply dan lainnya. Pastikan akun sudah aktif.
2. Masuk ke Menu “Tools” atau “Fitur”
Di bagian atas atau menu utama, Anda akan menemukan pilihan “Tools” (di beberapa versi tertulis “Fitur”). Fitur ini berisi semua pengaturan penting untuk bisnis Anda.
- Ketuk ikon toko di pojok kanan bawah.
- Gulir ke bawah hingga menemukan sub menu “Kelola Chat Anda”. Temukan bagian Pesan tidak di tempat atau Salam.
3. Tulis Isi Pesan Auto Reply Anda
Di sinilah Anda bisa berkreasi. Tulis pesan yang ramah, jelas, dan mencerminkan karakter bisnis Anda.
Langkah-langkah:
- Klik tombol “Pesan tidak di tempat”. Centang bagian “Kirim pesan tidak di tempat”.
- Klik ikon pensil untuk mengedit isi “Pesan tidak di tempat”.
Contoh pesan otomatis di WA yang bisa Anda gunakan:
“Terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko]. Saat ini kami sedang offline. Kami akan membalas pesan Anda secepatnya selama jam operasional, yaitu Senin–Jumat pukul 09.00–17.00 WIB.”
Anda juga bisa menambahkan informasi penting lain, seperti link katalog, nomor admin, atau akun media sosial.
4. Simpan dan Uji Coba
Setelah semua diatur, jangan lupa untuk menyimpan pengaturan dan coba kirim pesan ke akun Anda sendiri. Ini penting untuk memastikan auto reply bekerja sesuai rencana.
Perbedaan Chatbot dengan Fitur Auto Reply
Meskipun keduanya bisa membalas pesan secara otomatis, chatbot dan fitur auto reply di WhatsApp Business sebenarnya sangat berbeda.
Fitur auto reply bekerja dengan skenario yang sederhana—misalnya membalas saat Anda offline, atau menyapa pelanggan baru. Pesannya tetap itu-itu saja, dan tidak bisa menyesuaikan dengan pertanyaan spesifik dari pelanggan.
Singkatnya, chatbot jauh lebih pintar. Ia bisa memahami berbagai pertanyaan dan memberikan balasan berbeda sesuai konteks. Misalnya:
- Pelanggan tanya harga → chatbot langsung kirim daftar harga
- Pelanggan ingin cek resi → chatbot arahkan ke link pelacakan
Nah, chatbot seperti ini hanya bisa digunakan lewat WhatsApp API resmi. Jadi, kalau Anda ingin sistem balas otomatis yang lebih canggih dan terintegrasi dengan CRM, database, atau katalog produk—maka WhatsApp API adalah jawabannya.
Solusi Pengiriman Pesan Otomatis Paling Efektif: WhatsApp Business API
Kalau Anda serius ingin meningkatkan layanan pelanggan secara otomatis dan profesional, maka WhatsApp Business API adalah solusi terbaik.
Fitur ini dirancang khusus untuk bisnis yang membutuhkan sistem pengiriman pesan otomatis yang lebih fleksibel, cepat, dan terintegrasi.
Berikut fitur-fitur WhatsApp Business API yang paling relevan untuk kebutuhan Anda:
- Chatbot Otomatis. Balas berbagai pertanyaan pelanggan secara instan dan pintar, tanpa perlu mengetik manual. Chatbot bisa memandu pelanggan mulai dari tanya produk, cek ketersediaan, sampai status pengiriman.
- Pesan Terjadwal dan Terkustomisasi. Kirim pesan otomatis sesuai jadwal atau aktivitas pelanggan, seperti reminder pembayaran, notifikasi pengiriman, atau promo berkala.
- Balasan Dinamis Berdasarkan Data Pelanggan. Anda bisa menyesuaikan isi pesan berdasarkan nama, riwayat pembelian, atau lokasi pelanggan. Hasilnya? Pelanggan merasa dilayani secara personal.
- Integrasi dengan CRM dan Sistem Bisnis Lain. WhatsApp API bisa dihubungkan langsung ke sistem internal bisnis Anda untuk pengelolaan yang terstruktur dan cepat.
Namun, perlu diingat—WhatsApp Business API tidak bisa diakses langsung melalui aplikasi. Anda harus bekerja sama dengan provider resmi yang terpercaya.
Salah satu yang sudah berpengalaman dan direkomendasikan adalah Jatis Mobile. Sebagai penyedia WhatsApp Business API, Jatis Mobile bisa membantu Anda dari proses pendaftaran hingga integrasi teknis, lengkap dengan dukungan untuk pengembangan chatbot dan sistem lainnya.
Kesimpulan
Auto reply WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan Anda membalas pesan pelanggan secara otomatis yang sudah diset sebelumnya, terutama saat sedang offline atau di luar jam kerja.
Fitur ini sangat cocok untuk pelaku usaha kecil hingga menengah yang ingin tetap responsif tanpa harus online 24 jam.
Tapi, jika Anda membutuhkan sistem yang lebih pintar dan interaktif, chatbot melalui WhatsApp API resmi adalah pilihan yang lebih tepat. Fitur chatbot-nya dapat merespons berbagai pertanyaan secara dinamis dan terintegrasi dengan sistem bisnis Anda.
Ingin tahu lebih banyak tips dan solusi seputar WhatsApp Business? Baca artikel lainnya di blog Jatis Mobile sekarang juga!
