Contoh SMS Penagihan yang Sopan untuk Angsuran dan Tagihan (+ Waktu Kirim yang Tepat)

“SEGERA LUNASI TAGIHAN ANDA!” Kalimat seperti ini memang terdengar tegas, tetapi bagi pelanggan yang sekadar lupa, pesan tersebut justru terasa seperti teguran keras. Makanya, banyak tim keuangan mulai beralih ke contoh SMS penagihan yang sopan.

Pengingat yang ramah tetap bisa disampaikan secara jelas dan tegas. Kuncinya ada pada informasi yang lengkap, pilihan kata yang tepat, dan waktu kirim yang pas. SMS pun tetap relevan sebagai saluran komunikasi bisnis, mulai dari kebutuhan SMS marketing hingga notifikasi tagihan.

Nah, artikel ini menyajikan template per tahap, per jenis bisnis, dan panduan waktu kirim yang tepat.

Apa yang Membuat SMS Penagihan Lebih Sopan?

Sopan tidak sama dengan lembek. SMS penagihan yang sopan tetap menyebut nominal dan tenggat dengan jelas, tetapi disampaikan dengan nada yang ringan dan mudah ditindaklanjuti.

Menariknya, pendekatan ini justru terbukti lebih efektif. Dalam eksperimen terhadap lebih dari 1.500 pelanggan, pesan tagihan bernada keras tidak lantas mendorong penerima untuk merespons. Teks seperti itu malah kerap diabaikan bahkan sebelum selesai dibaca.

Isi yang Wajib Ada dalam Satu SMS Penagihan

Sebelum memikirkan nada, pastikan isi pesannya lengkap. Gunakan checklist berikut setiap kali menyusun atau memeriksa template:

• Sapaan dan nama penerima (Bapak/Ibu [Nama])
• Nama perusahaan sebagai pengirim
• Nominal tagihan dan tanggal jatuh tempo
• Nomor kontrak atau nomor invoice
• Cara bayar singkat (rekening resmi, kanal pembayaran, atau tautan)
• layanan pelanggan

Tanpa menyertakan nomor tagihan dan nominal, pesan Anda justru membuat penerima bingung sekaligus kesulitan memastikan apakah pesan tersebut resmi dari perusahaan Anda.

Hal sepele seperti memanggil nama asli juga terbukti berpengaruh. Pada pengujian terhadap 9.196 pelanggan menunggak, penyertaan nama terbukti menaikkan tingkat pembayaran sebesar 1 poin persentase.

Meski sekilas terlihat kecil, kenaikan ini sangat berarti mengingat tingkat pembayaran dari format pengingat biasa umumnya hanya sekitar 2%.

Pilihan Kata: dari yang Menekan ke yang Mengajak

Cara menagih pembayaran dengan sopan dimulai dari pilihan kata. Maknanya bisa sama persis, tetapi kesan yang ditangkap penerima jauh berbeda:

Kurang Tepat	Lebih Sopan
“Anda belum membayar tagihan!”	“Kami ingin mengingatkan tagihan Anda yang jatuh tempo [Tanggal].”
“Segera lunasi tunggakan Anda.”	“Mohon lakukan pembayaran sebelum [Tanggal].”
“Kenapa belum bayar juga?”	“Apakah ada kendala dalam pembayaran?”

Prinsip dasarnya sederhana: sampaikan fakta secara objektif tanpa terkesan menghakimi. Gunakan kata-kata yang santun seperti “mengingatkan” dan “mohon“, lalu akhiri dengan ucapan terima kasih.

Hindari pelabelan negatif seperti “penunggak” atau “debitur” di dalam isi pesan. Penggunaan sapaan seperti “Bapak/Ibu” jauh lebih efektif untuk menjaga martabat penerima agar tetap merasa dihargai sebagai pelanggan.

Ingat, SMS penagihan memiliki fungsi yang berbeda dari SMS marketing. Fokus utamanya adalah menyampaikan informasi tagihan secara transparan, bukan menawarkan produk atau layanan baru.

Muat dalam 160 Karakter

Satu SMS standar menampung hingga 160 karakter. Jika pesan Anda menggunakan emoji atau karakter khusus, batas aman tersebut langsung terpangkas menjadi 70 karakter saja.

Pesan yang melebihi batas ini otomatis dipecah menjadi beberapa bagian, yang tentu membuat biaya pengirimannya ikut bertambah.

Agar template pesan Anda tetap padat tanpa kehilangan informasi penting, terapkan beberapa tips berikut:

• Hindari emoji – satu emoji saja bisa memangkas batas karakter hingga lebih dari separuh
• Pakai singkatan umum – seperti “Rp”, “No.”, dan format tanggal “15/12/26”
• Buang kata filler – frasa seperti “dengan ini kami sampaikan bahwa” bisa dihapus

Sebagai acuan, seluruh template dalam artikel ini telah dirancang agar muat dalam batas 160 karakter. Standar efisiensi yang sama juga telah diterapkan pada platform SMS Broadcast Jatis untuk memudahkan Anda mengirimkan notifikasi tanpa boros karakter.

Contoh SMS Penagihan yang Sopan per Tahap: H-3 sampai H+30

Setiap tahap punya tujuan dan nada yang berbeda. Berikut gambaran ringkasnya:

Tahap	Waktu Kirim	Nada	Tujuan Pesan
H-3	3 hari sebelum jatuh tempo	Ramah, informatif	Memberi waktu menyiapkan dana
Hari H	Tanggal jatuh tempo	Netral, singkat	Mengingatkan batas bayar
H+1	Sehari setelah jatuh tempo	Bertanya, menawarkan bantuan	Mencari tahu kendala
H+7	Seminggu setelah jatuh tempo	Tegas, tetap sopan	Meminta konfirmasi waktu bayar
H+30	Sebulan setelah jatuh tempo	Formal, jelas	Pemberitahuan akhir

Jumlah karakter pada contoh SMS penagihan di bawah ini dihitung menggunakan data simulasi. Jika nama atau nomor pelanggan Anda lebih panjang, pastikan untuk memeriksa ulang total karakternya sebelum dikirim.

H-3: Pengingat Ramah Sebelum Jatuh Tempo

Pengingat tiga hingga lima hari sebelum jatuh tempo memberi pelanggan waktu untuk menyiapkan dana. Nada sebaiknya terdengar ramah dan informatif, tanpa berasumsi mereka akan telat.

Template utama:

> [Perusahaan]: Yth. Bapak/Ibu [Nama], kami ingatkan tagihan [Nominal] No. [No. Kontrak] jatuh tempo [Tanggal]. Bayar via [Kanal Bayar]. Info: [Kontak] <

Jumlah karakter: 155

Variasi:

> [Perusahaan]: Halo Bapak/Ibu [Nama], tagihan [Nominal] (No. [No. Kontrak]) jatuh tempo 3 hari lagi, [Tanggal]. Bayar via [Kanal Bayar]. Terima kasih. <

Jumlah karakter: 156

Hari H: Pengingat pada Tanggal Jatuh Tempo

Di hari jatuh tempo, pesan cukup ditulis dalam dua kalimat dengan nada netral. Cantumkan channel pembayaran yang paling mudah dipakai, lalu tambahkan kalimat antisipasi untuk pelanggan yang mungkin sudah membayar.

> [Perusahaan]: Bapak/Ibu [Nama], hari ini batas bayar [Nominal] No. [No. Kontrak]. Bayar via [Kanal Bayar]. Abaikan pesan ini jika sudah membayar. <

Jumlah karakter: 153

H+1: Menanyakan Kendala dengan Lembut

Sehari setelah jatuh tempo, ubah nada menjadi lebih interaktif. Ulangi nominal dan tanggal jatuh tempo, lalu tawarkan bantuan jika pelanggan mengalami kendala.

> [Perusahaan]: Bapak/Ibu [Nama], tagihan [Nominal] jatuh tempo [Tanggal] belum kami terima. Ada kendala? Kami siap bantu di [Kontak]. Terima kasih. <

Jumlah karakter: 152

Hindari menyebut denda di tahap ini, kecuali tercantum jelas dalam perjanjian.

H+7: Tegas, tetapi Tetap Sopan

Setelah seminggu, SMS peringatan pembayaran perlu disampaikan dengan lebih tegas. Sebutkan bahwa tunggakan sudah berjalan tujuh hari, lalu minta konfirmasi kapan pelanggan berencana membayar.

Template utama:

> [Perusahaan]: Bapak/Ibu [Nama], tagihan [Nominal] No. [No. Kontrak] telah lewat 7 hari dari jatuh tempo. Mohon konfirmasi waktu bayar ke [Kontak]. <

Jumlah karakter: 149

Variasi (jika kebijakan perusahaan mengizinkan opsi keringanan):

> [Perusahaan]: Bapak/Ibu [Nama], jika ada kendala membayar tagihan [Nominal] yang tertunggak 7 hari, hubungi [Kontak] untuk membahas jadwal pembayaran. <

Jumlah karakter: 157

Tegas tidak berarti menyindir. Hindari kalimat seperti “sudah berkali-kali kami ingatkan” yang membuat penerima merasa disudutkan.

H+30: Pemberitahuan Akhir Tanpa Ancaman

Di tahap akhir, pesan harus jelas dan formal. Cantumkan nominal tunggakan, tenggat konfirmasi, dan kontak yang bisa dihubungi.

> [Perusahaan]: Yth. Bapak/Ibu [Nama], tunggakan [Nominal] No. [No. Kontrak] belum diselesaikan. Mohon konfirmasi sebelum [Tanggal] di [Kontak]. <

Jumlah karakter: 144

Jika perlu, Anda bisa menambahkan bahwa kasus akan ditindaklanjuti sesuai ketentuan perjanjian. Namun, jangan menyebut sanksi spesifik atau ancaman pidana.

Pada tahap ini, SMS biasanya diikuti telepon atau surat resmi sesuai kebijakan perusahaan. Pastikan setiap konsekuensi yang disebutkan sudah dikonfirmasi ke tim legal.

Contoh SMS Penagihan Sesuai Jenis Bisnis

Berikut beberapa contoh SMS penagihan pembayaran yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan empat jenis bisnis:

Angsuran Kredit (Multifinance dan Bank)

Untuk perusahaan pembiayaan dan bank, gunakan istilah yang sudah familier bagi nasabah, seperti angsuran ke-[N] dan nomor kontrak. Berikut contoh SMS penagihan angsuran yang bisa Anda sesuaikan:

> [Perusahaan]: Bapak/Ibu [Nama], angsuran ke-[N] kontrak [No. Kontrak] sebesar [Nominal] jatuh tempo [Tanggal]. Bayar via [Kanal Bayar]. Info: [Kontak] <

Jumlah karakter: 154

Format SMS penagihan angsuran seperti ini sangat memudahkan nasabah untuk mencocokkan pesan dengan buku angsuran atau aplikasi mereka. Cukup sebutkan denda keterlambatan jika memang diatur dalam perjanjian kredit.

Iuran dan Angsuran Koperasi

Koperasi biasanya memiliki hubungan yang lebih dekat dengan anggotanya. Karena itu, sapaan “Bapak/Ibu anggota” dengan nada kekeluargaan akan terasa lebih pas.

> [Koperasi]: Bapak/Ibu anggota [Nama] (No. [No. Anggota]), angsuran [Periode] sebesar [Nominal] jatuh tempo [Tanggal]. Info pengurus: [Kontak]. Terima kasih. <

Jumlah karakter: 156

Pastikan untuk tetap mencantumkan nominal, periode iuran atau angsuran, dan kontak pengurus agar anggota bisa langsung bertanya jika butuh informasi lebih lanjut.

Tagihan Layanan Berlangganan

Untuk layanan bulanan seperti internet, cukup sebutkan periode tagihan, nominal, dan batas pembayaran. Memasang tautan pembayaran resmi juga sangat membantu pelanggan agar bisa langsung melunasi tagihan dari ponsel mereka.

> [Layanan]: Bapak/Ibu [Nama], tagihan internet [Periode] sebesar [Nominal] jatuh tempo [Tanggal]. Bayar di [Link]. Abaikan jika sudah membayar. <

Jumlah karakter: 157

Informasi mengenai risiko pemutusan atau penjedaan layanan cukup disampaikan secara faktual jika memang menjadi kebijakan perusahaan.

Invoice B2B

Untuk klien bisnis, tentu nadanya harus lebih formal dan ringkas. Gunakan nomor invoice dan nama perusahaan penerima agar tim finance mereka mudah melakukan pencocokan data.

> [Perusahaan]: Yth. [Nama Perusahaan], invoice [No. Invoice] senilai [Nominal] jatuh tempo [Tanggal]. Bukti transfer mohon dikirim ke [Email]. Terima kasih. <

Jumlah karakter: 158

Permintaan bukti transfer juga akan membantu tim Anda mencocokkan pembayaran lebih cepat, terutama jika klien sekaligus melunasi beberapa invoice.

Kapan Waktu Terbaik Mengirim SMS Penagihan?

Kirim SMS penagihan pada jam kerja, di dalam rentang waktu yang diperbolehkan aturan untuk pelaku jasa keuangan, dan jangan terlalu sering mengirim pesan berulang.

Jam dan Hari yang Aman

Bagi pelaku usaha jasa keuangan, POJK 22/2023 Pasal 62 ayat 2 mengatur bahwa penagihan hanya boleh dilakukan pada pukul 08.00–20.00 waktu setempat, Senin sampai Sabtu (di luar hari libur nasional).

Aturan ini memang khusus berlaku bagi perusahaan jasa keuangan. Namun, untuk jenis bisnis lain, rentang waktu tersebut tetap ideal digunakan sebagai acuan etika berinteraksi dengan pelanggan.

Dalam praktiknya, rentang jam kerja sekitar 09.00–17.00 adalah opsi paling aman. Sangat tidak disarankan untuk mengirim pesan di malam hari atau bahkan dini hari.

Sebagai catatan tambahan, tips di atas hanya berupa panduan umum dan bukan nasihat hukum, jadi pastikan untuk menyesuaikannya kembali dengan regulasi internal perusahaan Anda.

Jarak Antar Pesan dan Penjadwalan

Jarak antar pengiriman pesan sama pentingnya dengan materi yang Anda tulis. Pengingat yang dikirim bertubi-tubi dalam waktu singkat justru bikin pelanggan merasa terganggu.

Berikut contoh penjadwalan yang bisa dijadikan acuan:

Tahap	Contoh Tanggal	Jam Kirim
H-3	12 Desember	09.00
Hari H	15 Desember	09.00
H+1	16 Desember	10.00
H+7	22 Desember	10.00
H+30	14 Januari	10.00

Tentukan juga batas jumlah pesan per pelanggan sesuai kebijakan internal Anda. Setelah jadwalnya ditetapkan, alur H-3 hingga H+30 ini bisa dijalankan otomatis lewat fitur penjadwalan di SMS Broadcast.

Kesalahan yang Membuat SMS Penagihan Terkesan Kasar atau Mencurigakan

Template yang sopan bisa kehilangan kepercayaan penerima hanya karena kesalahan kecil. Dua hal berikut merupakan kekeliruan yang paling sering terjadi dan paling mudah diperbaiki.

Memakai Bahasa Mengancam, Mempermalukan, dan Menekan

POJK 22/2023 Pasal 62 ayat 1 menegaskan bahwa penagihan harus sesuai dengan norma di masyarakat dan peraturan yang berlaku. Karena itu, hindari segala bentuk ancaman, intimidasi, maupun kata-kata yang merendahkan.

Selain pilihan kata, beberapa kebiasaan menulis juga bisa membuat pesan terasa menekan:

• Huruf kapital semua – terbaca seperti orang berteriak
• Tanda seru berlebihan – memberi kesan marah atau terburu-buru
• Emoji – terasa tidak serius untuk urusan tagihan, sekaligus memangkas batas karakter

Yang paling penting, kirimkan pesan hanya ke nomor pelanggan yang bersangkutan saja. Hindari melibatkan pihak lain seperti keluarga, rekan kerja, atau kontak darurat.

Pengirim dan Tautan yang Tidak Meyakinkan

Agar pesan Anda tidak disangka penipuan, perhatikan tiga langkah pengaman berikut:

• Gunakan identitas pengirim yang jelas — SMS dari nomor acak mudah dikira penipuan. Manfaatkan nama pengirim brand lewat SMS masking agar penerima langsung tahu pesan tersebut berasal dari perusahaan Anda.
• Gunakan tautan resmi — tautan pembayaran harus selalu memakai domain resmi perusahaan, serta hindari penggunaan tautan pendek dari layanan yang tidak dikenal.
• Pastikan akurasi data — pastikan data tagihan seperti nominal dan nomor kontrak sudah benar. Data yang cocok dengan catatan pelanggan merupakan bukti paling kuat bahwa pesan tersebut resmi.

Dari Template Manual ke Pengiriman Otomatis

Mengirim ratusan atau ribuan pengingat satu per satu lewat ponsel jelas tidak praktis. Risikonya juga besar, mulai dari salah menginput nominal hingga pesan yang terlewat.

Dengan sistem pengiriman massal, prosesnya bisa berjalan lebih rapi dalam empat tahap:

1. Data tagihan. Unggah daftar pelanggan beserta nominal, tanggal jatuh tempo, dan nomor kontrak
2. Personalisasi. Sistem mengisi nama dan nominal ke dalam template secara otomatis
3. Jadwal kirim. Atur pengiriman sesuai tahap H-3 hingga H+30
4. Laporan pengiriman. Pantau pesan yang terkirim dan gagal

SMS Broadcast Jatis mendukung alur ini dengan nama pengirim khusus, pesan yang personal untuk setiap penerima dalam satu kampanye, penjadwalan otomatis, dan laporan lewat dashboard Jatis Notification System. Pelajari lebih lanjut solusi tagihan dan pengingat pembayaran dari Jatis.

SMS atau WhatsApp: Kapan Memakai Keduanya?

SMS mampu menjangkau hampir semua jenis ponsel, bahkan yang sedang tidak terhubung ke internet.

Sementara itu, WhatsApp menawarkan format komunikasi yang jauh lebih kaya, seperti tautan interaktif, tombol aksi, hingga chat dua arah untuk langsung merespons pertanyaan pelanggan.

Oleh sebab itu, banyak perusahaan memilih untuk mengombinasikan keduanya. WhatsApp difungsikan sebagai saluran penagihan utama, sedangkan SMS berperan sebagai backup ketika pesan WhatsApp tidak terkirim.

Namun, ada satu hal teknis yang membedakannya: WhatsApp mewajibkan adanya persetujuan (opt-in) dari penerima serta pendaftaran template pesan terlebih dahulu.

Jika ingin membedah efektivitas dan strategi penggunaan kedua saluran ini secara menyeluruh, Anda bisa membaca panduan kami tentang perbedaan SMS dan WhatsApp marketing.

FAQ Seputar SMS Penagihan

Berikut beberapa pertanyaan yang paling sering muncul saat menyusun SMS penagihan.

Bagaimana Jika Pelanggan Sudah Membayar tetapi Masih Menerima SMS?

Lakukan pembaruan data pembayaran sebelum jadwal kirim berjalan, terutama di pagi hari sebelum pengiriman dimulai. 

Supaya aman, tambahkan kalimat “abaikan pesan ini jika sudah membayar” di dalam template. Sediakan juga kontak resmi bagi pelanggan yang ingin mengirim ulang bukti bayar.

Bagaimana Membedakan SMS Penagihan Resmi dari SMS Penipuan?

SMS penagihan resmi biasanya memakai nama pengirim brand, mencantumkan data tagihan yang sesuai seperti nomor kontrak dan nominal, serta memakai tautan berdomain resmi. Nadanya juga tidak mengancam.

Jika ragu, penerima bisa menghubungi layanan pelanggan resmi. SMS bernada ancaman dari lembaga jasa keuangan juga bisa dilaporkan ke OJK.

Bolehkah SMS Penagihan Berisi Tautan Pembayaran?

Boleh, selama tautan memakai domain resmi dan penerima mengenali pengirimnya. Ingat, tautan turut memakan kuota karakter, jadi template perlu dipadatkan.

Sediakan juga alternatif pembayaran lain, seperti nomor rekening atau kanal resmi, untuk penerima yang masih waspada terhadap link.

Apakah SMS Saja Sudah Cukup untuk Menagih?

Untuk pengingat awal, SMS biasanya sudah memadai. Namun pada tunggakan yang lebih lama, perusahaan umumnya menambah saluran lain seperti WhatsApp atau telepon sesuai kebijakan masing-masing.

Halaman use case Jatis juga memadukan WhatsApp Business API, SMS, dan robocall untuk kebutuhan ini.

Mulai Otomatiskan Pengingat Tagihan Anda Hari Ini

Contoh SMS penagihan yang sopan bertumpu pada tiga hal: isi pesan yang lengkap, nada yang mengajak, dan waktu kirim yang tepat. Ketiganya membantu pelanggan menindaklanjuti tagihan tanpa merasa ditekan.

Setelah template siap, tantangan berikutnya adalah menjalankannya secara konsisten untuk ratusan atau bahkan ribuan pelanggan.

Dengan SMS Broadcast Jatis Mobile, Anda bisa memakai nama pengirim sendiri, mempersonalisasi pesan untuk setiap penerima, menjadwalkan pengiriman, dan memantau laporannya lewat dashboard.

Ingin pengingat tagihan berjalan otomatis sesuai jadwal? Lihat bagaimana solusi Jatis bekerja, atau jadwalkan sesi konsultasi dan demo bersama tim kami.