8 Contoh Transactional Email Siap Pakai untuk Bisnis

Sedang menyiapkan email konfirmasi pesanan, invoice, atau verifikasi akun untuk pelanggan? Anda bisa menggunakan delapan contoh transactional email dalam artikel ini, lengkap dengan subject line, preheader, dan isi pesan yang dapat disalin serta disesuaikan.

Transactional email, yang juga dikenal sebagai transaction email atau email transaksional, biasa digunakan bisnis e-commerce, fintech, travel, dan SaaS untuk menyampaikan informasi setelah pelanggan melakukan transaksi atau aktivitas tertentu.

Namun, setiap jenis email membutuhkan informasi yang berbeda. Email konfirmasi pesanan, misalnya, harus menjelaskan status pesanan, sedangkan email reset password perlu memberikan petunjuk yang aman untuk mengakses kembali akun.

Berikut contoh dan panduan menyusunnya agar pelanggan menerima informasi yang sesuai dengan kebutuhannya.

Apa Itu Transactional Email dan Apa Bedanya dengan Email Marketing?

Transactional email adalah email otomatis yang dikirim kepada seseorang setelah terjadi aktivitas atau peristiwa tertentu yang berkaitan dengan akun, transaksi, atau layanan yang digunakannya.

Misalnya, pelanggan membeli produk lalu menerima konfirmasi pesanan. Pengguna yang meminta reset password juga akan menerima email berisi tautan untuk mengatur ulang kata sandi.

Berbeda dari email promosi, tujuan utama transactional email adalah menyampaikan informasi yang memang dibutuhkan penerima terkait aktivitas tersebut.

Ciri khas email transaksional

Ada empat ciri yang membedakan email transaksional dari komunikasi bisnis lainnya:

• Memiliki pemicu pengiriman yang jelas. Email dikirim setelah tindakan pengguna, seperti mendaftar atau membeli, maupun peristiwa sistem, seperti tagihan mendekati jatuh tempo.
• Ditujukan kepada penerima tertentu. Informasinya berkaitan dengan akun, pesanan, atau transaksi milik penerima tersebut.
• Berisi informasi yang diperlukan. Penerima bisa mengetahui status transaksi atau tindakan yang perlu dilakukan setelah membaca email.
• Memerlukan pengiriman yang tepat waktu. Email verifikasi atau reset password, misalnya, perlu tiba saat pengguna sedang menyelesaikan prosesnya.

Meski begitu, tepat waktu tidak selalu berarti email harus terkirim sesaat setelah pengguna menekan tombol. Pengingat tagihan, misalnya, tetap termasuk email transaksional walaupun dikirim mengikuti jadwal pembayaran pelanggan.

Perbedaan transactional email dan email marketing

Keduanya paling mudah dibedakan dari tujuan, pemicu pengiriman, dan informasi yang disampaikan.

Aspek	Transactional Email	Email Marketing
Tujuan	Menyampaikan informasi akun, transaksi, atau layanan	Mempromosikan produk, penawaran, atau informasi pemasaran
Pemicu	Aktivitas pengguna atau peristiwa sistem tertentu	Jadwal campaign, segmentasi, atau aktivitas pemasaran
Contoh	Reset password, invoice, konfirmasi pesanan	Newsletter, promosi produk, penawaran diskon
Konten promosi	Sebaiknya tidak dicampurkan agar fungsi transaksional tetap jelas	Dapat berisi promosi sesuai izin dan aturan yang berlaku

Bagian yang Harus Ada di Setiap Transactional Email

Sebelum menggunakan contoh di bawah, perhatikan bagian-bagian yang perlu disiapkan agar penerima dapat mengenali email, memahami informasinya, dan melakukan tindakan berikutnya.

1. Subject line dan preheader

Subject line harus langsung menunjukkan jenis email yang diterima. Jika email membahas pesanan, sebutkan nomor pesanan atau statusnya agar pelanggan mudah mengenalinya.

Contohnya:

• Jelas: Pesanan \#ORD12345 sudah kami terima
• Terlalu umum: Info untuk Anda

Preheader adalah cuplikan teks yang biasanya muncul setelah subject di kotak masuk. Bagian ini sebaiknya menambahkan informasi, bukan mengulang subject.

Jika subject mengonfirmasi pesanan, preheader dapat memberi tahu bahwa rincian pembayaran dan pengiriman tersedia di dalam email.

2. Nama pengirim dan alamat balasan

Gunakan nama bisnis atau layanan yang dikenal pelanggan agar mereka mengetahui siapa yang mengirim email.

Alamat khusus seperti notifikasi@[domain-bisnis] dapat digunakan untuk pengiriman otomatis. Namun, jika alamat tersebut tidak menerima balasan, sediakan jalur bantuan yang jelas.

Setiap kategori pesan sebaiknya punya alamat pengirim yang konsisten, misalnya semua notifikasi akun dikirim dari satu alamat. Cara ini membuat email lebih mudah dikenali pelanggan dan sejalan dengan saran Google dalam panduan pengirim Gmail.

Pastikan juga domain pengirim sudah terautentikasi. Pengaturannya akan dibahas pada bagian praktik terbaik.

3. Informasi inti dan satu CTA

Letakkan informasi yang paling dibutuhkan penerima di bagian awal email. Untuk invoice, informasi tersebut bisa berupa nomor tagihan, total pembayaran, dan statusnya.

Setelah itu, sertakan satu CTA utama yang sesuai dengan kebutuhan penerima, misalnya Lihat Pesanan, Bayar Sekarang, atau Atur Ulang Kata Sandi.

Rincian tambahan, seperti daftar produk, alamat pengiriman, atau ketentuan layanan, dapat ditempatkan setelah informasi utama.

4. Footer dengan jalur bantuan

Footer sebaiknya mencantumkan identitas bisnis dan cara menghubungi layanan pelanggan. Nama dan alamat bisnis serta tautan kebijakan privasi juga dapat disertakan sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Untuk email verifikasi atau reset password, tambahkan petunjuk jika penerima tidak merasa meminta tindakan tersebut.

Dengan begitu, penerima mengetahui apa yang harus dilakukan ketika menemukan informasi yang salah atau aktivitas akun yang tidak dikenali.

8 Contoh Transactional Email untuk Berbagai Jenis Bisnis

Delapan template di bawah ini bisa Anda jadikan acuan. Ganti teks dalam kurung siku dengan informasi sebenarnya, lalu sesuaikan gaya bahasa dengan bisnis Anda.

Setiap contoh menggunakan skenario bisnis fiktif dan dilengkapi catatan tentang bagian yang perlu diperhatikan sebelum email dikirim.

1. Email Verifikasi Akun

Kapan dikirim: Segera setelah pengguna mendaftar dan perlu mengonfirmasi alamat email sebelum akunnya diaktifkan.

Subject: Verifikasi akun [Nama Layanan] Anda

Preheader: Satu langkah lagi untuk mengaktifkan akun Anda.

Isi pesan:

Halo [Nama Pengguna],

Terima kasih telah mendaftar di [Nama Layanan].

Untuk menyelesaikan pendaftaran, silakan verifikasi alamat email yang Anda gunakan dengan menekan tombol berikut.

[Verifikasi Akun]

Tautan verifikasi ini berlaku hingga [Tanggal dan Waktu Kedaluwarsa].

Jika Anda tidak merasa membuat akun di [Nama Layanan], abaikan email ini. Pendaftaran tidak akan diselesaikan sebelum alamat email diverifikasi.

Jika mengalami kendala, hubungi [Kontak Bantuan].

Salam,

Tim [Nama Layanan]

Catatan:

Fokus email ini adalah menyelesaikan verifikasi, bukan memperkenalkan seluruh fitur layanan. Jika sistem menggunakan kode verifikasi, tombol dapat diganti dengan kode dan petunjuk penggunaannya.

Masa berlaku tautan atau kode harus mengikuti pengaturan sistem yang sebenarnya. Hindari menambahkan promosi karena pengguna sedang membutuhkan akses untuk menyelesaikan pendaftaran.

2. Email Reset Password

Kapan dikirim: Segera setelah pengguna meminta pengaturan ulang kata sandi melalui website atau aplikasi.

Subject: Atur ulang kata sandi akun [Nama Layanan]

Preheader: Gunakan tautan berikut untuk membuat kata sandi baru.

Isi pesan:

Halo [Nama Pengguna],

Kami menerima permintaan untuk mengatur ulang kata sandi akun [Nama Layanan] Anda.

Jika Anda yang mengajukan permintaan tersebut, silakan gunakan tombol berikut untuk membuat kata sandi baru.

[Atur Ulang Kata Sandi]

Tautan ini berlaku hingga [Tanggal dan Waktu Kedaluwarsa].

Jika Anda tidak meminta pengaturan ulang kata sandi, abaikan email ini. Kata sandi akun Anda belum berubah karena permintaan tersebut.

Jika menemukan aktivitas akun yang mencurigakan, hubungi [Kontak Keamanan Akun].

Salam,

Tim [Nama Layanan]

Catatan:

Email reset password harus memudahkan pengguna kembali mengakses akunnya tanpa membocorkan informasi keamanan. Jangan pernah mencantumkan kata sandi lama maupun baru.

Menurut panduan keamanan OWASP, token reset perlu dibuat aman, memiliki masa berlaku, dan hanya bisa digunakan sekali. Pastikan email terhubung dengan mekanisme reset yang memenuhi persyaratan tersebut.

3. Email Konfirmasi Pesanan

Kapan dikirim: Segera setelah sistem mencatat pesanan pelanggan. Contoh berikut digunakan untuk pesanan yang pembayarannya sudah berhasil.

Subject: Pesanan \#[Nomor Pesanan] sudah kami terima

Preheader: Pembayaran berhasil dan pesanan Anda sedang disiapkan.

Isi pesan:

Halo [Nama Pelanggan],

Terima kasih sudah berbelanja di [Nama Toko].

Pesanan \#[Nomor Pesanan] telah kami terima dan pembayarannya berhasil. Berikut rincian pesanan Anda.

Nomor Pesanan: [Nomor Pesanan]

Tanggal Pesanan: [Tanggal]

Status Pembayaran: Lunas

Produk	Jumlah	Subtotal
[Nama Produk A]	[Jumlah]	Rp[Subtotal]
[Nama Produk B]	[Jumlah]	Rp[Subtotal]

Total Pembayaran: Rp[Total Pembayaran]

Metode Pembayaran: [Metode Pembayaran]

Alamat Pengiriman: [Alamat Tujuan]

Perkiraan Pengiriman: [Estimasi Jika Tersedia]

Anda dapat memeriksa perkembangan pesanan melalui tombol berikut.

[Lihat Pesanan]

Butuh bantuan? Hubungi [Kontak Layanan Pelanggan].

Salam,

Tim [Nama Toko]

Catatan:

Pastikan isi email sesuai dengan status pesanan. Jika pembayaran masih menunggu transfer melalui virtual account, misalnya, jangan menuliskan bahwa pembayaran telah berhasil.

Gunakan status Menunggu Pembayaran, sertakan instruksi pembayaran, dan kirim konfirmasi lunas setelah sistem benar-benar menerima pembayaran. Hindari banner promosi besar yang mengalihkan perhatian dari rincian pesanan.

4. Email Invoice dan Bukti Pembayaran

Kapan dikirim: Setelah pembayaran berhasil dan bisnis menerbitkan bukti pembayaran. Jika invoice diterbitkan sebelum pembayaran, status serta isi pesannya perlu dibedakan.

Subject: Bukti pembayaran invoice \#[Nomor Invoice] dari [Nama Bisnis]

Preheader: Pembayaran telah diterima. Unduh bukti transaksi Anda.

Isi pesan:

Halo [Nama Pelanggan],

Kami mengonfirmasi bahwa pembayaran untuk invoice \#[Nomor Invoice] telah berhasil diterima.

Berikut rincian transaksi Anda.

Nomor Invoice: [Nomor Invoice]

Tanggal Pembayaran: [Tanggal]

Produk/Layanan: [Nama Produk atau Layanan]

Periode Layanan: [Periode Jika Berlaku]

Subtotal: Rp[Subtotal]

Pajak/Biaya Lain: [Rincian Jika Berlaku]

Total Pembayaran: Rp[Total]

Metode Pembayaran: [Transfer Bank/Virtual Account/QRIS/Metode Lain]

Status: Lunas

Bukti pembayaran dapat Anda unduh melalui tombol berikut.

[Unduh Invoice PDF]

Jika ada informasi transaksi yang perlu dikonfirmasi, hubungi [Kontak Tim Finance].

Salam,

Tim Finance [Nama Bisnis]

Catatan:

Invoice yang belum dibayar seharusnya mencantumkan jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran, bukan pernyataan bahwa transaksi sudah lunas.

Untuk pelanggan B2B, sesuaikan identitas perusahaan, rincian biaya, dan dokumen pendukung dengan kebutuhan administrasi atau perpajakan yang berlaku. Jangan menganggap satu format invoice sudah memenuhi seluruh persyaratan hukum.

5. Email Notifikasi Pengiriman

Kapan dikirim: Saat pesanan telah diserahkan kepada kurir dan informasi pengiriman tersedia.

Subject: Pesanan \#[Nomor Pesanan] sedang dalam perjalanan

Preheader: Lacak paket Anda menggunakan nomor resi berikut.

Isi pesan:

Halo [Nama Pelanggan],

Kabar terbaru untuk pesanan Anda!

Pesanan \#[Nomor Pesanan] telah diserahkan kepada [Nama Kurir] dan sedang dalam proses pengiriman.

Berikut informasi paket Anda:

Nomor Pesanan: [Nomor Pesanan]

Kurir: [Nama Kurir]

Nomor Resi: [Nomor Resi]

Perkiraan Tiba: [Estimasi dari Kurir Jika Tersedia]

Alamat Tujuan: [Alamat Pengiriman]

Anda dapat memantau status pengiriman melalui tombol berikut.

[Lacak Paket]

Jika ada pertanyaan tentang pesanan, hubungi [Kontak Bantuan].

Terima kasih,

Tim [Nama Toko]

Catatan:

Pelanggan sudah menerima rincian produk pada email konfirmasi pesanan. Karena itu, email pengiriman cukup menampilkan informasi yang diperlukan untuk memantau paket.

Jangan mengirim notifikasi bahwa paket sedang dalam perjalanan jika pesanan baru dibuatkan label pengiriman dan belum diserahkan kepada kurir. Jika sistem mendukungnya, bisnis juga bisa mengirim notifikasi tersendiri saat paket dinyatakan tiba.

6. Email Pengingat Jatuh Tempo Tagihan

Kapan dikirim: Beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo kepada pelanggan yang masih memiliki tagihan aktif dan belum membayar.

Subject: Tagihan [Nama Layanan] jatuh tempo pada [Tanggal]

Preheader: Periksa nominal dan cara pembayaran tagihan Anda.

Isi pesan:

Halo [Nama Pelanggan],

Kami ingin mengingatkan bahwa tagihan [Nama Layanan] untuk periode [Periode Tagihan] akan jatuh tempo pada [Tanggal].

Berikut rincian tagihan Anda.

Nomor Tagihan: [Nomor Invoice]

Periode: [Periode Layanan]

Total Tagihan: Rp[Nominal]

Tanggal Jatuh Tempo: [Tanggal]

Metode Pembayaran: [Metode Pembayaran]

Silakan selesaikan pembayaran melalui tombol berikut.

[Bayar Sekarang]

Jika Anda sudah melakukan pembayaran, silakan periksa status terbaru melalui akun Anda atau hubungi [Kontak Billing].

Terima kasih,

Tim Billing [Nama Layanan]

Catatan:

Pengingat seperti ini sesuai untuk tagihan SaaS, asuransi, atau cicilan yang memang sudah menjadi kewajiban pelanggan. Gunakan bahasa yang sopan tanpa mengasumsikan pelanggan sengaja menunda pembayaran.

Pastikan sistem mengecualikan tagihan yang sudah lunas. Untuk pengingat di luar transaksi, seperti webinar atau penawaran yang akan berakhir, gunakan pendekatan berbeda sebagaimana dibahas dalam artikel contoh email reminder.

7. Email Peringatan Keamanan Akun

Kapan dikirim: Saat sistem mendeteksi login dari perangkat baru atau perubahan data penting pada akun pengguna.

Subject: Login baru ke akun [Nama Layanan] terdeteksi

Preheader: Periksa aktivitas berikut untuk memastikan keamanan akun Anda.

Isi pesan:

Halo [Nama Pengguna],

Kami mendeteksi aktivitas login baru pada akun [Nama Layanan] Anda.

Berikut informasi yang tercatat:

Tanggal dan Waktu: [Tanggal, Pukul, Zona Waktu]

Perangkat: [Jenis Perangkat]

Perkiraan Lokasi: [Wilayah Jika Tersedia]

Jika aktivitas ini dilakukan oleh Anda, tidak ada tindakan tambahan yang diperlukan.

Jika Anda tidak mengenali aktivitas tersebut, segera periksa dan amankan akun melalui tombol berikut.

[Ini Bukan Saya]

Jangan membagikan kata sandi atau kode verifikasi kepada siapa pun.

Jika membutuhkan bantuan, hubungi [Kontak Keamanan].

Salam,

Tim Keamanan [Nama Layanan]

Catatan:

Gunakan informasi perangkat dan lokasi hanya jika sistem benar-benar mencatatnya. Lokasi berdasarkan alamat IP juga bisa meleset, sehingga tidak perlu dinyatakan sebagai lokasi pasti pengguna.

Tombol Ini Bukan Saya harus terhubung dengan proses pengamanan akun yang tersedia. Hindari banyak tautan dan jangan meminta pengguna membalas email dengan kata sandi atau OTP. Sebaiknya tambahkan juga imbauan agar pengguna yang ragu dengan keaslian email langsung memeriksa akunnya lewat aplikasi atau website resmi.

8. Email Pembatalan Pesanan dan Pengembalian Dana

Kapan dikirim: Setelah pesanan resmi dibatalkan oleh pelanggan atau bisnis. Contoh berikut digunakan ketika pembayaran sudah diterima dan pengembalian dana sedang diproses.

Subject: Pesanan \#[Nomor Pesanan] dibatalkan

Preheader: Berikut status pembatalan dan pengembalian dana Anda.

Isi pesan:

Halo [Nama Pelanggan],

Kami mengonfirmasi bahwa pesanan \#[Nomor Pesanan] telah dibatalkan.

Berikut informasi pembatalannya:

Nomor Pesanan: [Nomor Pesanan]

Tanggal Pembatalan: [Tanggal]

Alasan Pembatalan: [Alasan]

Total Dana yang Dikembalikan: Rp[Nominal]

Status Pengembalian Dana: Sedang Diproses

Dana akan dikembalikan melalui [Metode Pengembalian Dana] sesuai dengan ketentuan pemrosesan yang berlaku.

Perkiraan Dana Diterima: [Estimasi Sesuai Kebijakan Jika Tersedia]

Anda dapat memeriksa perkembangan pengembalian dana melalui tombol berikut.

[Lihat Status Pengembalian Dana]

Jika ada pertanyaan, hubungi [Kontak Layanan Pelanggan].

Salam,

Tim [Nama Toko]

Catatan:

Pembatalan pesanan dan pengembalian dana merupakan dua proses yang berbeda. Pesanan bisa sudah dibatalkan, sementara dana masih diproses oleh bisnis atau penyedia pembayaran.

Jangan menulis bahwa dana telah kembali jika statusnya belum selesai. Sesuaikan estimasi dengan kebijakan yang dapat diverifikasi, dan hindari menawarkan produk pengganti ketika pelanggan sedang menunggu penyelesaian pembatalan.

Praktik Terbaik agar Transactional Email Sampai ke Inbox dan Dibaca

Template yang lengkap belum cukup kalau emailnya tidak sampai ke penerima. Karena itu, periksa empat hal berikut agar email lebih berpeluang masuk inbox dan mudah dipahami pelanggan.

1. Pasang SPF, DKIM, dan DMARC di domain pengirim

SPF, DKIM, dan DMARC membantu sistem penerima memeriksa apakah email berasal dari pengirim yang berwenang.

Fungsinya berbeda:

• SPF mencatat server yang diizinkan mengirim email atas nama domain.
• DKIM menggunakan tanda tangan digital untuk memverifikasi email dan mendeteksi perubahan pesan.
• DMARC membantu pemilik domain menetapkan penanganan email yang gagal dalam pemeriksaan autentikasi dan kesesuaian domain. Pemilik domain juga bisa menerima laporan dari hasil pemeriksaan tersebut.

Menurut panduan pengirim Gmail dari Google, pengirim ke akun Gmail pribadi harus menyiapkan SPF atau DKIM. Pengirim dengan volume 5.000 email atau lebih per hari ke Gmail perlu memenuhi persyaratan tambahan, termasuk SPF, DKIM, dan DMARC.

Pengaturan ini sebaiknya dilakukan bersama tim IT atau penyedia layanan email. Autentikasi yang benar mengurangi risiko penolakan, tetapi tidak menjamin seluruh email masuk ke inbox utama.

2. Pisahkan jalur pengiriman email transaksional dan promosi

Email verifikasi dan reset password perlu diprioritaskan karena penerima mungkin sedang menunggu pesan tersebut untuk menyelesaikan aktivitas.

Karena itu, pengiriman email transaksional sebaiknya dipisahkan dari campaign promosi. Tujuannya agar perubahan volume atau masalah reputasi pada email marketing tidak ikut mengganggu komunikasi yang penting bagi pengguna.

Panduan Google untuk email berlangganan menyarankan alamat pengirim berbeda untuk pesan berlangganan dan pesan non-subscription.

Pemisahan juga dapat dilakukan menggunakan subdomain atau jalur pengiriman khusus apabila platform mendukungnya. Namun, penggunaan alamat berbeda saja belum tentu memisahkan seluruh reputasi pengiriman, terutama jika masih berbagi infrastruktur yang sama.

3. Buat isi ringkas dan nyaman dibaca di ponsel

Gunakan susunan satu kolom agar informasi mudah dibaca pada layar ponsel. Tempatkan status transaksi dan CTA utama sebelum rincian pendukung.

Pastikan ukuran teks terbaca, tombol mudah ditekan, serta warna teks dan latar memiliki kontras yang cukup.

Sediakan versi teks biasa atau tautan alternatif menuju tindakan yang sama jika tombol HTML tidak tampil. Sebelum template digunakan, kirim email percobaan ke beberapa aplikasi email untuk memeriksa tampilan dan fungsi tautannya.

4. Pantau pengiriman dan tangani bounce

Setelah email dikirim, periksa status pengiriman, kegagalan, dan keluhan spam yang tersedia pada sistem.

Perhatikan juga waktu yang dibutuhkan email untuk sampai, terutama untuk verifikasi akun atau reset password. Email yang berhasil diterima server tujuan belum tentu dibuka pelanggan atau masuk ke inbox utama.

Jika terjadi bounce back email, periksa penyebab kegagalannya sebelum mencoba mengirim ulang.

Bounce permanen karena alamat tidak valid perlu ditangani berbeda dari kegagalan sementara akibat gangguan server. Data ini membantu tim memperbaiki masalah pengiriman tanpa menghapus kontak yang sebenarnya masih valid.

Kapan Bisnis Perlu Platform untuk Mengirim Email Transaksional?

Bisnis mulai memerlukan platform khusus ketika pengiriman email harus mengikuti aktivitas pelanggan secara otomatis, melibatkan banyak jenis pesan, atau membutuhkan pemantauan yang sulit dilakukan melalui inbox biasa.

Tanda email transaksional sudah perlu ditangani platform khusus

Pertimbangkan platform khusus jika bisnis mengalami beberapa kondisi berikut:

• Volume pengiriman bertambah. Tim tidak lagi memungkinkan mengirim atau memeriksa setiap email secara manual.
• Jenis pesan semakin beragam. Email verifikasi, pembayaran, pengiriman, dan keamanan memerlukan template yang konsisten.
• Status pengiriman perlu dipantau. Tim membutuhkan informasi tentang email yang berhasil diproses, ditolak, atau gagal terkirim.
• Email harus mengikuti perubahan data. Pengiriman perlu terhubung dengan sistem toko online, aplikasi, atau billing agar pesan sesuai dengan status pelanggan.

Pilih platform berdasarkan kemampuan yang benar-benar diperlukan. Pengiriman campaign terjadwal berbeda dengan transactional email yang dipicu secara otomatis oleh aplikasi melalui API atau SMTP.

Kalau jalur transaksional dan promosi dipisah seperti saran di atas, kebutuhan platformnya pun ikut terbagi. Untuk campaign, software email blast Jatis Mobile sudah menyediakan pengelompokan kontak, template email, penjadwalan pengiriman, dan laporan performa campaign.

Sementara untuk email transaksional yang dipicu oleh sistem, pastikan dulu ke penyedia layanan apakah platformnya mendukung integrasi lewat API atau SMTP, termasuk fitur pemantauan pengirimannya.

Kapan email perlu dilengkapi SMS atau WhatsApp

Email dapat dilengkapi SMS atau WhatsApp ketika informasi membutuhkan respons segera, sementara penerima belum tentu sedang membuka inbox.

Contohnya adalah pengiriman kode verifikasi untuk masuk ke aplikasi. Dalam situasi tersebut, bisnis dapat mempertimbangkan layanan OTP SMS sebagai kanal pengiriman kode.

Pilihan lain adalah autentikasi lewat WhatsApp. Pada perangkat yang mendukung, kode verifikasi bahkan bisa terisi otomatis selama WhatsApp dan aplikasi bisnis terpasang di perangkat yang sama.

Kombinasi kanal seperti ini juga berguna untuk notifikasi yang sudah dibahas di atas, seperti status pesanan, pengingat tagihan, dan peringatan login baru. Lewat solusi peringatan dan notifikasi dari Jatis Mobile, pesan-pesan ini bisa dikirim melalui WhatsApp Business API, dengan SMS sebagai kanal pendamping, termasuk sebagai cadangan saat pesan WhatsApp gagal terkirim.

FAQ seputar Transactional Email

Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul saat bisnis menyiapkan email transaksional.

Apakah transactional email boleh berisi promosi?

Sebaiknya tidak. Panduan pengirim Gmail bahkan meminta pengirim tidak mencampur jenis konten yang berbeda dalam satu email, misalnya menyisipkan promosi di email bukti pembelian. Jika promosi menjadi bagian yang menonjol, email tersebut tidak bisa lagi diperlakukan sebagai email transaksional murni.

Dari sisi hukum, Pasal 20 UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur beberapa dasar pemrosesan data pribadi, antara lain persetujuan dan pemenuhan kewajiban perjanjian.

Email transaksional dan email promosi bisa saja memakai dasar pemrosesan yang berbeda, jadi sebaiknya libatkan tim legal sebelum menggabungkan keduanya dalam satu email.

Apakah transactional email perlu tombol berhenti berlangganan?

Umumnya tidak, selama emailnya benar-benar bersifat transaksional, seperti reset password atau konfirmasi pesanan.

Google menerapkan persyaratan one-click unsubscribe pada email pemasaran dan berlangganan dari pengirim besar.

Dalam panduan email berlangganannya, Google juga menggolongkan reset password, bukti pembelian, dan OTP sebagai pesan transaksional, bukan pesan berlangganan. Sementara itu, Yahoo secara eksplisit mengecualikan pesan transaksional dari ketentuan tersebut.

Namun, jika email transaksional Anda mulai memuat promosi, klasifikasinya perlu ditinjau ulang.

Apakah welcome email termasuk transactional email?

Welcome email dapat termasuk transactional email jika dikirim sebagai konfirmasi pendaftaran atau untuk menyelesaikan aktivasi akun.

Namun, welcome email yang berisi pengenalan produk, promosi, atau rangkaian komunikasi pemasaran lebih aman diperlakukan sebagai email marketing. Beberapa contohnya tersedia dalam artikel template email marketing siap pakai.

Kenapa email verifikasi atau reset password tidak masuk inbox?

Biasanya karena alamat penerima keliru, autentikasi domain belum lengkap, atau reputasi pengirim sedang bermasalah sehingga email dialihkan ke folder spam.

Periksa laporan pengiriman dan pengaturan domain terlebih dahulu. Untuk langkah yang lebih luas mengenai reputasi dan praktik pengiriman, baca juga panduan cara agar email tidak masuk spam.

Siapkan Email Transaksional yang Andal untuk Pelanggan Anda!

Transactional email yang baik harus menyampaikan informasi sesuai dengan aktivitas pelanggan, tiba pada waktu yang dibutuhkan, dan memberikan langkah berikutnya yang jelas.

Mulailah dengan memilih jenis email yang paling sering diperlukan bisnis, kemudian siapkan template yang konsisten. Pastikan isi pesan mengikuti status transaksi yang sebenarnya, terutama untuk pembayaran, keamanan akun, dan pengembalian dana.

Setelah template siap, periksa juga sistem pengirimannya. Pesan yang sudah ditulis dengan baik tetap tidak berguna jika gagal diterima atau terlambat sampai ketika pelanggan membutuhkannya.

Kalau bisnis Anda juga rutin menjalankan campaign email, software email blast Jatis Mobile bisa membantu mengelolanya. Untuk OTP dan notifikasi yang perlu cepat dibaca pelanggan, WhatsApp Business API dan SMS dari Jatis bisa menjadi pelengkap email transaksional Anda.

Konsultasikan alur komunikasi bisnis Anda dengan tim Jatis untuk menentukan kombinasi kanal yang paling pas!