Merencanakan perjalanan seringkali memakan banyak waktu, mulai dari menentukan tanggal, riset lokasi, hingga memilih hotel yang tepat. Karena itu, tamu biasanya mencari cara booking hotel yang lebih mudah dan responsif.
Sebagai pemilik hotel, villa, guest house, atau homestay, Anda bisa memenuhi kebutuhan itu dengan menyediakan sistem reservasi langsung melalui WhatsApp!
Jatis Mobile akan memandu Anda memahami cara booking hotel via WhatsApp, termasuk tahap pembuatan hingga beberapa tips optimasinya. Yuk, simak selengkapnya!
Apa Saja Manfaat WhatsApp Untuk Bisnis Hotel?
WhatsApp sudah menjadi salah satu aplikasi messenger yang paling banyak digunakan. Melalui WhatsApp API resmi, bisnis hotel bisa mendapatkan banyak manfaat berikut ini:
Proses booking praktis dengan WhatsApp Form
Tidak semua tamu ingin bertanya dahulu, sebagian justru ingin langsung melakukan booking. Untuk mempermudah prosesnya, Anda bisa menyediakan WhatsApp Form yang bisa diisi langsung oleh calon tamu.
Form sebaiknya dilengkapi dengan detail seperti tipe kamar, tanggal menginap, jumlah tamu, metode pembayaran, keperluan khusus seperti pilihan double atau twin bed, dan preferensi tambahan, misalnya pemandangan kolam renang atau taman.
Dengan begitu, reservasi bisa diproses lebih cepat, dan konfirmasi pun bisa langsung dikirimkan via WhatsApp.
Manfaat integrasi dengan sistem pendukung
Salah satu manfaat utama menggunakan WhatsApp Business API adalah kemampuan integrasi dengan sistem lain.
Ini mendukung keseluruhan proses booking hotel lebih efisien, sekaligus memudahkan bisnis dalam memantau setiap transaksi.
Contohnya, jika bisnis Anda sudah menggunakan CRM, data tamu akan tercatat dengan rapi. Dengan integrasi sistem pembayaran, tamu juga bisa langsung menerima link pembayaran tanpa perlu berpindah aplikasi.
Layanan otomatis dengan Chatbot AI
Hotel Anda bisa memberikan layanan komunikasi setiap hari, bahkan di luar jam operasional, dengan memanfaatkan sistem otomatisasi Chatbot AI. ini berguna untuk pertanyaan yang sering diajukan, seperti cara booking hotel via WhatsApp atau aturan check-in lebih awal.
Supaya terkesan personal, Anda bisa membuat template percakapan untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat dan mengarahkan tamu ke tim terkait jika diperlukan.
Kerja tim semakin efisien
Keunggulan lain dari WhatsApp Business API adalah memungkinkan banyak admin mengakses satu nomor yang sama.
Sehingga, tim resepsionis dan customer service bisa membagi tugas lebih efisien agar setiap tamu mendapat respons cepat.
Selain itu, semua pesan yang dikirimkan tamu dari berbagai saluran komunikasi akan masuk ke satu sistem. Admin bisa membalas semua chat dari satu tempat tanpa perlu berpindah aplikasi.
Smart marketing messages
Dengan WhatsApp Business API, bisnis bisa mengirim lebih banyak pesan karena batas pengirimannya fleksibel.
Melalui dashboard yang disediakan oleh provider, Anda juga bisa memantau performa pesan. Fitur ini didukung AI dari Meta yang menganalisis pesan apakah sudah terkirim, dibaca, atau diklik. Hasilnya, pesan jadi lebih tepat sasaran dan performa bisnis pun meningkat.
Contoh notifikasi otomatis yang bisa dikirim ke tamu:
Pengingat check-in: “Halo Bapak/Ibu, kami tunggu kedatangannya di [Nama Hotel] besok mulai pukul 15.00 WIB.”
Promo: “Nikmati liburan akhir tahun dengan potongan harga 25%! Booking dari sekarang ya!”
Sistem ticketing untuk menangani keluhan tamu
Sistem ini berfungsi untuk menghadapi kendala secara teratur dan terstruktur. Setiap laporan dari tamu akan diberikan nomor tiket khusus, sehingga proses penanganan masalah layanan bisa dipantau hingga terselesaikan.
Baca Juga: Cara Mudah Beralih ke WhatsApp Bisnis
Bagaimana Cara Kerja Sistem Reservasi Hotel Melalui WhatsApp?
Nah, berikut penjelasan cara booking hotel via WhatsApp, agar bisnis Anda bisa mengetahui langkah apa saja yang perlu disiapkan supaya proses booking lebih efisien.
1. Mudahkan tamu menemukan nomor WhatsApp hotel
Pertama, pastikan calon tamu bisa dengan cepat menghubungi hotel. Caranya, tautkan nomor WhatsApp hotel di website, media sosial, dan Google Maps.
Selain itu, gunakan WhatsApp Business agar terlihat lebih profesional dan meningkatkan kepercayaan tamu.
2. Atur pre-filled message
Tambahkan pre-filled message pada tautan WhatsApp, sehingga saat diklik, pesan seperti “Halo, saya ingin booking kamar” langsung muncul tanpa harus diketik manual. Cara ini memudahkan admin dan mempercepat respons.
3. Gunakan form sederhana
Agar proses booking lebih rapi, siapkan format pesan yang bisa langsung diisi tamu dengan data yang diperlukan. Alternatif lain, Anda bisa kirimkan form sederhana yang diberikan deskripsi singkat agar tamu mudah memahaminya.
Contoh: Terima kasih sudah menghubungi [Nama Hotel]. Silakan isi form berikut untuk melakukan booking.
4. Cek ketersediaan kamar
Setelah menerima data, admin hotel akan mengecek ketersediaan kamar. Selanjutnya, detail harga, fasilitas, dan pilihan kamar dapat langsung dikirimkan via WhatsApp untuk meneruskan proses booking.
5. Berikan informasi pembayaran
Jika data booking sudah sesuai, berikutnya adalah pembayaran. Anda bisa menyediakan pilihan melalui tautan payment gateway atau transfer rekening bank.
Dengan fitur integrasi WhatsApp Business API, pengalaman booking tamu jadi lebih nyaman.
6. Konfirmasi booking ke tamu
Begitu pembayaran terverifikasi, sistem atau admin akan mengirimkan kode booking melalui WhatsApp langsung ke tamu. Semua informasi ini tercatat di sistem booking yang memudahkan saat tamu melakukan check-in nantinya.
Dengan demikian, keseluruhan proses booking bisa diselesaikan melalui WhatsApp!
Baca Juga: WhatsApp Commerce dan Manfaatnya Untuk Bisnis
Cara Membangun Sistem Booking Hotel dengan WhatsApp Business API
Berikut langkah-langkah membuat sistem booking hotel melalui WhatsApp:
1. Daftarkan nomor ke WhatsApp Business API
Pilihlah mitra resmi WhatsApp Business API seperti Jatis Mobile untuk mendaftarkan nomor WhatsApp hotel Anda. Pastikan nomor yang digunakan tidak terdaftar di WhatsApp biasa, ya!
Dengan mendaftar ke WhatsApp Bisnis berbasis API, hotel Anda bisa diverifikasi dan ditandai dengan centang hijau supaya tampak lebih kredibel.
2. Hubungkan ke sistem booking hotel
Jatis Mobile bisa menghubungkan WhatsApp API dengan sistem internal hotel, seperti PMS (Property Management System). Dengan integrasi ini, calon tamu bisa melihat ketersediaan kamar secara real-time.
3. Gunakan template pesan sesuai kebutuhan
Supaya menambah kesan profesional, siapkan template untuk mengirimkan pesan ke tamu yang memuat konfirmasi booking, link pembayaran, pengingat check-in, atau penawaran khusus.
4. Manfaatkan AI automation
Chatbot AI bisa membantu tim admin Anda menjawab pertanyaan dasar dan memandu tamu sejak awal proses booking.
Jika butuh bantuan lebih lanjut, chatbot bisa diatur untuk langsung mengarahkan ke tim customer service.
5. Integrasi dengan payment gateway dan CRM
Melalui Jatis Mobile, sistem bisa dihubungkan ke payment gateway dan CRM. Jadi, saat mau membayar lewat tautan, status booking otomatis berubah jadi “paid” dan data langsung tersimpan di CRM.
6. Lakukan uji coba internal
Setelah semua integrasi selesai, cek dahulu apakah semua fitur berjalan lancar. Sesuaikan alur komunikasi berdasarkan kebutuhan hotel dan feedback dari tim.
5 Tips Memanfaatkan WhatsApp untuk Bisnis Hotel
Setelah mengetahui cara booking hotel via WhatsApp dan membuat sistemnya, berikut beberapa tips agar hasilnya lebih optimal:
1. Atur balasan otomatis
Gunakan fitur greeting message dan away message agar tamu tetap merasa dilayani meskipun admin sedang tidak online. Ini membuat komunikasi terlihat lebih profesional dan tamu merasa diperhatikan sejak awal.
2. Buat template pesan booking
Siapkan format standar berisi informasi seperti: nama tamu, tanggal menginap, jumlah tamu, dan tipe kamar. Penggunaan template akan membuat data tersimpan lebih rapi dan mempercepat proses reservasi.
3. Gunakan fitur katalog dan link booking
Tampilkan foto kamar, fasilitas, atau paket promo langsung di katalog WhatsApp dan sertakan juga link menuju website atau payment gateway. Dengan begitu, tamu tamu bisa dengan mudah melakukan booking dan membayar.
4. Manfaatkan follow-up otomatis
Kirimkan notifikasi pengingat pembayaran, check-in, panduan lokasi, atau promo tambahan. Selain meningkatkan kualitas layanan, follow-up otomatis juga bisa membuka peluang penjualan lebih besar.
5. Optimalkan dengan WhatsApp Flows
Dengan WhatsApp Flows, Anda bisa menyediakan sistem booking yang lebih interaktif. Jadi, tamu bisa dengan mudah mengikuti tahapannya tanpa harus menunggu admin hotel membalas.
Baca Juga: Contoh Kata-Kata Follow-Up Customer Lewat WhatsApp
Sukseskan Bisnis Hotel Anda dengan Dukungan WhatsApp API dari Jatis Mobile!
Komunikasi cepat dan sistem booking yang efisien bisa dilakukan dengan mudah lewat WhatsApp Business API. Dengan solusi ini, hotel Anda akan terlihat profesional dan mampu memberikan pengalaman terbaik bagi tamu.
Ingin membangun sistem booking hotel yang praktis? Hubungi Jatis Mobile dan temukan bagaimana WhatsApp Business API bisa bermanfaat untuk bisnis hotel Anda!
