Setelah mendaftar ke WhatsApp Bisnis, ada langkah lanjutan yang bisa Anda lakukan untuk mempermudah komunikasi harian dengan customer, yaitu menggunakan WhatsApp automation.
Dengan WA automation, Anda tidak harus standby 24 jam untuk memberi respon kepada customer. Sebab, semuanya sudah diatur secara otomatis!
Nah, di sini, Anda dapat memahami seluruh aspek WA automation. Sebab, kami menyediakan informasi seputar pengertian, manfaat, contoh implementasi, dan cara penggunaannya.
Apa itu WhatsApp Automation?
WhatsApp automation adalah sistem yang membantu bisnis Anda untuk memberikan respon otomatis kepada customer via WA. Nah, hal ini bisa terjadi berkat dukungan dari API resmi, sehingga pesan bisa dikelola dengan lebih efisien.
Dengan membuat WhatsApp bot, Anda bisa memberikan respon cepat dan customer tidak perlu menunggu lama. Mulai dari sapaan hingga konfirmasi pesanan, semuanya bisa diatur secara otomatis melalui sistem.
Apa Manfaat WhatsApp Automation untuk Bisnis?
Pengelolaan toko di WhatsApp akan semakin mudah dengan memanfaatkan WA automation. Sebab, Anda akan memperoleh berbagai manfaat berikut ini:
- Komunikasi Lebih Efisien – Segala chat bersifat umum dapat diatur oleh sistem, sehingga tim CS bisa lebih fokus kepada hal-hal yang kompleks dan memerlukan sentuhan personal.
- Hemat Waktu dan Biaya – Anda tidak perlu mempekerjakan banyak CS karena satu orang bisa menangani beberapa customer sekaligus dalam satu waktu.
- Respon Cepat – Customer akan selalu senang jika memperoleh respon yang cepat. Lalu, kepuasan customer akan meningkat sekaligus mempertahankan loyalitas terhadap brand Anda.
- Meningkatkan Konversi Penjualan – Otomatisasi dalam promosi, notifikasi, hingga follow up, membuat Anda dapat meningkatkan konversi penjualan. Sebab, customer akan lebih terdorong untuk melakukan transaksi setelah membuka chat.
10 Contoh Implementasi WhatsApp Automation
Berikut adalah beberapa contoh implementasi WhatsApp automation yang bisa Anda terapkan:
1. Menyapa Customer
Ini adalah respon yang muncul saat chat pertama kali. Dengan template sapaan, Anda bisa memancing interaksi lanjutan sekaligus mempermudah customer yang memerlukan informasi/layanan.
2. Pemberitahuan di Luar Jam Operasional
Ada kalanya customer mengirim chat di luar jam operasional. Nah, jika seperti ini, jangan biarkan customer tidak mendapat balasan.
Buatlah template yang memberitahukan bahwa jam operasional sudah berakhir dan customer akan dilayani keesokan harinya.
3. Menjawab Pertanyaan Umum
Seringkali, banyak customer menanyakan hal-hal yang sama. Nah, untuk mempermudah tim CS, buatlah template yang berisi informasi seputar pertanyaan umum.
Jika pertanyaan customer tidak terdapat pada template tersebut, berikan opsi untuk berkomunikasi langsung dengan CS. Anda hanya perlu menambahkan tombol saja dalam template tersebut.
4. Konfirmasi Pesanan/Layanan
Setelah melakukan transaksi, informasikan kepada customer seputar pesanan/layanan yang sudah dibeli.
Dengan template ini, Anda memberikan kepastian kepada customer bahwa barang/layanan benar-benar sudah diproses. Selain itu juga bermanfaat untuk memantau history transaksi.
5. Promosi Produk/Layanan
Jangan lewatkan template yang satu ini! Sebab, mengirim broadcast promosi adalah hal yang harus Anda lakukan secara berkala.
Untuk memancing customer agar membuka chat, tambahkan copywriting yang menarik. Bahkan, lengkapi juga dengan foto produk agar semakin menarik di mata customer.
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan tombol-tombol lainnya untuk memancing tindakan lanjutan dari customer, khususnya transaksi.
6. Pengingat Pesanan/Layanan
Template reminder cocok digunakan untuk pesanan produk yang belum dibayar. Bisa juga digunakan untuk mengingatkan customer tentang jasa yang sudah di-book sebelumnya.
Dengan template ini, customer dapat memperoleh informasi. Lalu, Anda pun tidak kehilangan transaksi.
7. Feedback dan Survey
Setelah customer menerima produk atau selesai menggunakan jasa, kirimlah form feedback. Melalui template ini, Anda dapat mengumpulkan feedback dari customer yang berguna untuk pengembangan produk atau perbaikan serta peningkatan layanan.
Selain feedback pasca transaksi, Anda juga bisa membuat template survey secara berkala. Kirimlah chat survey ke beberapa customer terpilih.
Fokusnya pun kurang lebih sama dengan feedback, untuk mengukur kepuasan customer sekaligus meningkatkan pengalaman customer saat berinteraksi dengan brand Anda.
8. Pengiriman Kode OTP
Kalau bisnis Anda memiliki website yang digunakan oleh customer, maka manfaatkan template ini. Sebab, Anda bisa memastikan bahwa user yang register atau login akun benar-benar customer Anda dan bukan orang lain.
Dengan begitu, akun customer tetap terlindungi dan Anda pun terhindar dari potensi hal-hal yang merugikan bisnis.
9. Verifikasi Keamanan Akun
Template ini serupa dengan kode OTP. Hanya saja, perbedaan terletak pada isi pesannya.
Jika template OTP berisi kode untuk login, maka template ini lebih bersifat informasi. Lebih jelasnya, Anda memberitahukan bahwa ada aktivitas yang tidak biasa di akun customer.
Sama halnya dengan template OTP, template ini juga berfungsi untuk memastikan keamanan akun customer.
10. Konfirmasi Registrasi Akun
Melalui template ini, Anda menyampaikan informasi kepada customer bahwa akun sudah berhasil diproses. Dengan begitu, customer dapat mengetahui bahwa akunnya sudah bisa digunakan untuk bertransaksi.
Cara Menjalankan WhatsApp Automation dengan WhatsApp Business API
Setelah mengetahui berbagai contoh implementasinya, kini saatnya untuk mengetahui cara menerapkan WhatsApp automation dengan menggunakan WA Business API:
1. Registrasi Akun WA Business API
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah registrasi akun WhatsApp Business API. Caranya, daftarkan nomor bisnis Anda ke Business Solution Provider (BSP) seperti Jatis Mobile.
Pilihlah paket yang paling sesuai dengan skala bisnis Anda, lalu ikuti seluruh petunjuk untuk menyelesaikan proses registrasi.
Selain proses pengajuan WA API, Jatis Mobile juga akan membantu Anda untuk melakukan proses verifikasi Facebook Business Manager.
2. Lengkapi Profil Bisnis
Setelah proses registrasi selesai, pilihlah dengan cermat nomor yang akan digunakan untuk WA Business API. Sebab, nomor yang sudah di-input tidak akan bisa diganti selamanya.
Berikutnya, lengkapi profil bisnis Anda dengan hal-hal basic. Contohnya yakni lokasi bisnis, jam operasional, alamat website, media sosial, dan lain-lain.
3. Masuk ke Panel Chat
Langkah selanjutnya, login ke dashboard Jatis Mobile dan masuklah ke panel chat. Pastikan Anda login dengan ID yang diberikan Jatis Mobile. Lalu, saat masuk ke panel chat, gunakan ID supervisor, bukan tim CS.
4. Buat Template Pesan
Setelah berhasil masuk ke panel chat, buatlah template pesan yang akan Anda kirim. Anda bisa langsung membuat beberapa template sesuai keperluan.
Selain merancang isi pesan, Anda juga bisa mengatur jadwal pengiriman. Contohnya, template respon muncul setelah customer mengirim chat. Contoh lainnya, template promosi dikirim setiap tanggal kembar.
5. Lakukan Trial untuk Mengirim Chat
Sebelum mengirim template ke customer, lakukan trial terlebih dahulu. Anda bisa melakukan simulasi bersama tim. Contohnya, kirimkan template ke nomor para staf, lalu simulasikan interaksi antara user dengan template yang sudah Anda susun.
Kesimpulan
WhatsApp automation adalah fitur yang perlu Anda gunakan untuk pengelolaan komunikasi yang lebih efisien.
Dengan fitur ini, Anda bisa memberikan respon cepat kepada customer melalui template otomatis yang sudah diatur sebelumnya. Selain itu, Anda juga bisa meningkatkan pengalaman dan kepuasan customer.
Adapun WA automation bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Mulai dari menyapa customer hingga mengirimkan kode OTP, semuanya bisa dilakukan. Aturlah sesuai kebutuhan Anda.
Cara mendapatkannya pun tidak rumit. Anda hanya perlu memperoleh WA Business API melalui Jatis Mobile. Selanjutnya, atur template pesan melalui dashboard yang tersedia.
Sangat mudah, bukan? Yuk dapatkan WhatsApp API resmi dan gunakan WA automation untuk kemudahan Anda!
