Salah satu fitur penting pada WA Business yang dapat Anda manfaatkan untuk memaksimalkan komunikasi dengan pelanggan adalah scheduling. Dengan fitur ini, Anda bisa menjadwalkan pengiriman pesan yang Anda kirim.

Jenis pesan yang bisa Anda kirim pun beragam. Contohnya seperti promosi, follow up pelanggan, hingga pengingat otomatis. 

Pengaturannya juga mudah, bisa melalui WA Business atau berbagai aplikasi tambahan yang akan kami bahas di artikel ini.

3 Cara Menjadwalkan Chat di WhatsApp

Schedule chat di WhatsApp bisa dilakukan dengan beberapa cara. Berikut di antaranya:

1. Cara Menjadwalkan Pesan di Android

Penjadwalan chat WhatsApp di Android bisa dilakukan melalui aplikasi pihak ketiga, yaitu SKEDit. 

Bagaimana caranya? Ikuti langkah-langkah berikut: 

• Download aplikasi SKEDit via PlayStore, selanjutnya atur Enable Accessibility pada Setting.

sumber: gallabox

• SKEDit bisa digunakan tanpa login akun, tetapi jika Anda akan menggunakannya secara berkala, alangkah baiknya jika registrasi akun baru atau login via akun Google/Facebook. 
• Buka aplikasi, lalu pilih channel yang akan Anda gunakan, yakni WhatsApp.

sumber: gallabox

• Pilih kontak atau grup yang menjadi tujuan pengiriman pesan.
• Atur waktu (tanggal dan jam) yang Anda inginkan, lalu masukkan template pesan yang akan dikirim. Selain pesan teks, Anda juga bisa menyematkan gambar/dokumen dengan klik icon clip.

• Setelah selesai mengatur template pesan dan jadwal, klik icon checklist (✓) pada pojok kanan atas. Anda juga bisa mengaktifkan opsi Ask Me Before Sending untuk memeriksa pesan sebelum dikirim.
• SKEDit akan memberikan notifikasi ketika pesan telah terkirim secara sukses ke semua kontak yang Anda tuju.

Aplikasi ini terbilang mudah digunakan, tetapi Anda perlu mengaktifkan premium plan untuk bisa mengirim pesan ke banyak kontak sekaligus. 

Selain mengaktifkan premium plan, SKEDit juga mengharuskan Anda untuk menonaktifkan screen lock dan optimalisasi baterai. Efeknya adalah peningkatan potensi risiko pada privasi dan keamanan data.

2. Cara Menjadwalkan Pesan WhatsApp di iPhone

Bagi pengguna iPhone, fitur ini bisa dijalankan melalui aplikasi Shortcuts yang biasanya sudah tersedia secara default. 

Ikuti langkah-langkah berikut:

• Buka aplikasi Shortcuts (jika belum tersedia, maka download terlebih dahulu dari App Store).
• Klik Automation pada baris bawah, lalu pilih New Automation, lanjutkan dengan klik Personal Automation.

Sumber: gallabox

• Klik Time of Day dan atur jadwal pesan yang Anda inginkan (hari dan jam).

Sumber: gallabox

• Selanjutnya, ketik WhatsApp pada search box, lalu pilih Send Message atau Send Message via WhatsApp.

Sumber: gallabox

• Periksa pesan Anda, pastikan sudah tertulis dengan benar, lalu simpan.

Sumber: gallabox

• Ketika waktu pengiriman pesan tiba, Shortcuts akan mengirimkan notifikasi dan Anda cukup klik Send untuk mengirimkan pesan.

3. Cara Menjadwalkan Pesan dengan WhatsApp Web

Berbeda dengan dua cara sebelumnya, Anda juga bisa mengirimkan pesan WA terjadwal tanpa aplikasi! Caranya adalah dengan menggunakan WhatsApp Web.

Namun, opsi ini hanya bisa dilakukan via browser Google Chrome. Lebih jelasnya, simak langkah-langkah berikut:

• Buka Google Chrome, lalu buka Chrome Web Store dan cari extension Blueticks, lalu klik Add to Chrome.

• Buka WhatsApp Web lalu login menggunakan akun WA Bisnis Anda.
• Pilih kontak atau grup yang Anda tuju, lalu klik icon jam di sebelah bar ketikan.

• Setelah boks pengaturan muncul, atur jadwal (tanggal dan jam) dan ketik template pesan, lalu akhiri dengan klik Schedule Send.

• Pesan yang dijadwalkan akan muncul pada kolom chat dan siap terkirim pada jadwal yang Anda tentukan.

Opsi ini mudah diterapkan, tetapi memiliki sedikit kelemahan. Saat menjadwalkan pesan, Anda perlu memasukkan kontak satu per satu secara manual.

Alternatifnya, Anda bisa menyatukan para pelanggan dalam satu grup atau broadcast list. Saat ingin menjadwalkan pesan, maka cukup buka kolom chat grup atau broadcast list tersebut. 

5 Tips Scheduling Pesan WhatsApp Secara Efektif

Setelah mengetahui beberapa opsi pengaturan scheduling chat WhatsApp, Anda juga perlu tahu tips-tips seputar penjadwalan pesan WA yang efektif. Simak berbagai tips berikut:

1. Rencanakan Waktu Pengiriman

Anda perlu perencanaan jadwal yang baik. Jadi, pilihlah tanggal yang tepat, misalnya menjelang tanggal kembar atau momen saat pay day. 

Selain itu, pastikan Anda memilih jam yang tepat juga. Tentukan waktu yang sekiranya memungkinkan bagi pelanggan Anda untuk berinteraksi, misalnya jam istirahat atau saat pulang kerja.

2. Buat Pesan yang Jelas, Ringkas, dan Menarik

Hindari kalimat yang bertele-tele karena berpotensi menghilangkan minat pelanggan.

Kemaslah pesan secara ringkas dan jelas, sehingga para pelanggan akan langsung memahaminya ketika membuka chat.

3. Sesuaikan Pesan dengan Segmentasi Audiens

Manfaat WhatsApp Bisnis tidak akan bisa Anda rasakan kalau pesan Anda kurang spesifik. Jadi, buatlah pesan yang sesuai dengan segmentasi audiens agar relevan dan lebih terasa personal. 

Relevansi dan personalisasi akan menggerakkan audiens untuk bertindak sesuai pesan yang Anda buat.

4. Patuhi Regulasi WhatsApp

Selama melakukan penjadwalan pesan, pastikan Anda mematuhi segala regulasi WhatsApp yang berlaku. 

Pelanggaran terhadap regulasi akan mengakibatkan penangguhan akun dan menghambat proses bisnis Anda.

5. Hindari Spam Pesan

Penjadwalan pesan secara otomatis saat menggunakan WhatsApp Bisnis memang membantu, tetapi Anda tidak boleh melakukannya dalam rentang waktu yang berdekatan.

Kirimlah pesan pada momen-momen tertentu saja agar audiens tidak menganggap Anda sebagai spam dan bisa berujung pada pemblokiran kontak.

Kesimpulan

Fitur scheduling di WhatsApp bisa Anda manfaatkan untuk menjadwalkan pesan promosi, follow up, atau pengingat otomatis.

Bagi pengguna iPhone, cukup manfaatkan aplikasi Shortcuts yang sudah disediakan oleh iOS. Namun, jika tidak ingin menggunakan aplikasi, maka alternatif lainnya adalah via WhatsApp Webb. Hanya perlu install extension Blueticks via Google Chrome.

Adapun bagi pengguna Android, gunakanlah WhatsApp Business API.

Selain ketiga cara tersebut, ada solusi lain yang bisa Anda coba, yakni WhatsApp Business API resmi dari Jatis Mobile. Platform kami bisa jadi solusi ampuh untuk memaksimalkan komunikasi dan promosi bisnis Anda. Yuk hubungi kami sekarang juga!