Ingin memanfaatkan WhatsApp lebih dalam untuk bisnis Anda? Banyak pelaku usaha sudah pakai WhatsApp untuk chat pelanggan, tapi masih kewalahan saat pesanan masuk bersamaan, respon terlambat, atau order tercatat tidak rapi.
Akibatnya, peluang penjualan bisa hilang begitu saja. Kabar baiknya, masalah ini bisa diatasi dengan order automation melalui WhatsApp. Dengan alur yang tepat, proses pemesanan jadi lebih cepat, rapi, dan minim human error.
Penasaran bagaimana caranya dan apa saja yang perlu disiapkan? Baca artikel ini sampai selesai.
Apa Itu Order Automation di WhatsApp?
Order automation di WhatsApp adalah cara mengelola proses pemesanan pelanggan secara otomatis tanpa harus membalas chat satu per satu secara manual.
Saat pelanggan mengirim pesan, sistem akan langsung merespons sesuai alur yang sudah ditentukan, misalnya menampilkan katalog produk, mencatat pesanan, hingga mengonfirmasi order.
Dengan bantuan WhatsApp automation, bisnis tetap bisa melayani pelanggan dengan cepat meski chat masuk dalam jumlah besar. Semua data pesanan tercatat rapi, risiko salah input berkurang, dan tim tidak perlu terus-menerus memantau chat.
Singkatnya, order automation membantu bisnis bekerja lebih efisien, pelanggan pun merasa dilayani dengan lebih profesional.
Kapan Bisnis Anda Perlu Order Automation?
Setelah memahami apa itu order automation, pertanyaan berikutnya adalah kapan bisnis benar-benar membutuhkannya.
Tidak semua bisnis langsung memerlukan sistem otomatis, tapi ada beberapa tanda yang sering muncul seiring pertumbuhan usaha.
1. Volume chat dan order semakin meningkat
Saat chat pelanggan datang bersamaan, membalas satu per satu akan menyita waktu dan tenaga. Admin bisa kewalahan, respon jadi lambat, dan pelanggan berisiko pergi.
Di kondisi ini, order automation membantu mengatur alur percakapan secara otomatis.
Dengan WhatsApp flows yang Anda atur pelanggan bisa langsung memilih produk, jumlah pesanan, hingga metode pembayaran tanpa harus menunggu balasan manual.
2. Banyak pertanyaan yang itu-itu saja
Jika sebagian besar chat berisi pertanyaan seputar harga, stok, atau cara order, itu tanda prosesnya perlu disederhanakan.
Daripada menjelaskan hal yang sama berulang kali, bisnis bisa menyiapkan alur otomatis yang langsung memberikan informasi tersebut.
Hasilnya, pelanggan lebih cepat mendapatkan jawaban, sementara tim bisa fokus ke hal yang lebih penting.
Cara Membuat Order Automation via WhatsApp
Jika Anda ingin menerapkan order automation secara praktis, bekerja sama dengan penyedia seperti Jatis Mobile bisa jadi langkah yang tepat.
Prosesnya dirancang agar bisnis tidak perlu repot mengurus teknis yang rumit dari nol.
1. Daftarkan bisnis ke WhatsApp Business API
Langkah awal adalah mendaftarkan bisnis Anda ke WhatsApp Business API resmi melalui Jatis Mobile sebagai penyedia solusi. Tim Jatis Mobile akan membantu proses verifikasi bisnis dan memastikan akun WhatsApp Anda siap digunakan untuk automation, mulai dari pengaturan awal hingga aktivasi fitur yang dibutuhkan.
2. Login ke dashboard Jatis Mobile
Setelah akun aktif, Anda akan mendapatkan akses untuk login ke dashboard yang telah disediakan Jatis Mobile. Melalui dashboard ini, Anda bisa mengatur template pesan hingga mengelola percakapan pelanggan dalam satu tampilan terpusat.
3. Susun alur chat dan form pemesanan
Tahap berikutnya adalah menyusun alur percakapan order sesuai kebutuhan bisnis. Anda bisa mulai menyusun WhatsApp form untuk pemesanan.
Tahap ini bisa makin mempermudah alur pemesanan di WhatsApp Anda, karena data pelanggan dan detail order tercatat otomatis tanpa perlu chat bolak-balik.
4. Integrasi dan uji coba bot
Alur sudah siap? Saatnya untuk integrasi WhatsApp Business API dengan sistem internal bisnis Anda untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Jangan lupa, setelah Anda paham cara membuat WhatsApp bot, maka langkah selanjutnya adalah menguji coba bot.
Lakukan simulasi sebagai pelanggan untuk memastikan respon, alur order, dan pencatatan data sudah sesuai sebelum digunakan secara penuh.
Contoh Order Automation via WhatsApp Untuk Berbagai Bisnis
Setiap jenis bisnis punya alur pemesanan yang berbeda. Karena itu, penerapan order automation di WhatsApp juga tidak bisa disamakan begitu saja.
Kabar baiknya, otomatisasi cukup fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bidang usaha.
Berikut beberapa contoh skenario yang paling umum digunakan oleh berbagai jenis bisnis.
1. E-commerce
Untuk bisnis e-commerce, kecepatan dan kejelasan informasi adalah kunci. Pelanggan ingin tahu apakah pesanan mereka sudah diterima, kapan dikirim, dan apakah sudah sampai.
Tanpa automation, admin harus mengirim update satu per satu, yang jelas tidak efisien saat order sedang ramai. Dengan adanya otomatisasi via WhatsApp, alurnya bisa dibuat seperti ini: pelanggan melakukan checkout, lalu otomatis menerima pesan konfirmasi order di WhatsApp.
Setelah pesanan diproses, sistem mengirim notifikasi berisi nomor resi. Ketika status pengiriman berubah menjadi delivered, pelanggan kembali mendapat update otomatis.
Kenapa e-commerce perlu mempertimbangkan otomatisasi pesanan di WhatsApp? Karena update yang cepat dan konsisten meningkatkan kepercayaan pelanggan, sekaligus mengurangi pertanyaan berulang seperti “pesanan saya sudah dikirim belum?” atau “resinya mana?”
2. Bisnis F&B
Di bisnis makanan dan minuman, kesalahan order bisa berdampak langsung ke kepuasan pelanggan. Salah menu, salah jumlah, atau salah jadwal sering terjadi jika semua dicatat manual lewat chat.
Dengan otomatisasi, pelanggan bisa langsung memilih menu dari daftar yang tersedia di WhatsApp, menentukan jadwal pengantaran atau pick up, lalu diarahkan ke metode pembayaran.
Semua data tercatat otomatis sesuai pilihan pelanggan. Bidang F&B sangat terbantu dengan cara ini karena proses order jadi lebih cepat, rapi, dan minim miskomunikasi. Tim dapur pun menerima data yang jelas, tanpa harus menafsirkan chat panjang dari pelanggan.
3. Booking layanan
Bisnis berbasis layanan seperti salon, bengkel, klinik kecantikan, atau jasa profesional sering menghadapi masalah pembatalan mendadak dan jadwal kosong. Salah satu penyebabnya adalah proses booking yang kurang terstruktur.
Dengan otomatisasi pemesanan di WhatsApp, pelanggan bisa memilih jenis layanan, melihat slot waktu yang tersedia, lalu diminta membayar deposit untuk mengunci jadwal. Menjelang hari H, sistem akan otomatis mengirim reminder agar pelanggan tidak lupa dengan jadwalnya.
Hal ini tentu saja penting untuk bisnis booking layanan karena membantu mengurangi no-show, menjaga jadwal tetap tertata, dan meningkatkan profesionalisme layanan di mata pelanggan.
4. Bisnis ritel dan distributor
Untuk bisnis ritel B2B atau distributor, banyak pelanggan melakukan pemesanan berulang dengan produk yang mirip. Otomatisasi bisa digunakan untuk mempercepat proses re-order.
Misalnya, pelanggan cukup mengetik keyword tertentu, lalu sistem menampilkan produk langganan, ketersediaan stok, dan estimasi pengiriman. Setelah order masuk, WhatsApp otomatis mengirim konfirmasi dan status pemrosesan.
Bahkan, follow-up bisa dijadwalkan otomatis untuk mengingatkan pelanggan saat stok mereka diperkirakan habis. Di bidang ini, otomatisasi membantu menjaga hubungan jangka panjang dengan pelanggan sekaligus mendorong repeat order tanpa harus selalu diingatkan manual oleh sales.
Kesimpulan
Pada akhirnya, order automation via WhatsApp membantu bisnis bekerja lebih efisien, melayani pelanggan lebih cepat, dan meminimalkan kesalahan dalam proses pemesanan.
Dengan alur yang tepat, WhatsApp bukan lagi sekadar aplikasi chat, tapi bagian penting dari sistem penjualan bisnis Anda.
Ingin mulai menerapkan order automation yang sesuai dengan kebutuhan bisnis? Hubungi Jatis Mobile sekarang dan dapatkan solusi WhatsApp yang siap membantu operasional dan penjualan Anda berkembang lebih optimal!
