Opt In dan Opt Out: Ini Perbedaannya dalam Email Marketing

Anda siap mengirim email promosi karena merasa punya banyak data prospek dari webinar atau subscriber? Namun, Anda yakin ingin melakukannya tanpa cek dulu status consent mereka?

Perbedaan opt-in dan opt-out dalam email marketing berdampak langsung pada hasil campaign. Jika penerima keberatan, email promosi bisa saja diabaikan atau dianggap spam.

Mari pahami apa itu opt-in dan opt-out email, berbagai jenisnya, dan tips menjalankan kampanye dengan lebih tepat sasaran.

Apa itu Opt In dalam Email Marketing

Opt-in dalam email marketing adalah persetujuan aktif dari seseorang untuk menerima email pemasaran sesuai tujuan awal mereka berlangganan.

Persetujuan ini biasanya didapat dengan mencentang kotak atau menekan tombol yang secara jelas menyebutkan jenis email yang akan mereka terima.

Contohnya, saat pengunjung membeli produk di Toko Anda, ada salah satu bagian formulir menampilkan pilihan: “Saya ingin menerima newsletter dan promo mingguan melalui email.”

Opsi ini muncul agar mereka bisa menentukan kesediaan menerima komunikasi pemasaran. Kalau pengunjung mencentangnya, mereka setuju menerima email untuk tujuan itu.

Dengan begitu, opt in sudah terjadi dan konsumen tersebut bersedia menerima email promosi.

Namun, memasukkan email saat checkout beda dengan memberi persetujuan. Pelanggan mungkin cuma mau invoice dan pembaruan pesanan.

Kontak semacam ini masuk kategori non-subscribed. Mereka bisa dikirimi email transaksi, tapi belum berlangganan email promosi.

Itulah kenapa pilihan promosi pada formulir harus jelas dan tidak boleh tercentang otomatis.

Jenis Opt In dalam Email Marketing

Ada juga jenis opt in dalam email marketing berdasarkan cara pendaftaran yang dilakukan:

1. Single Opt In

Single opt-in mengaktifkan sistem email marketing yang mencatat kesediaan seseorang untuk menerima email dari Anda tanpa konfirmasi tambahan.

Contohnya, saat pelanggan memasukkan email saat bertransaksi, mencentang opsi promo, lalu mengirim formulir, prosesnya langsung selesai saat itu juga.

Pengunjung tidak perlu membuka inbox atau mengklik tautan aktivasi.

Single opt-in email marketing memudahkan pendaftaran. Namun, Anda harus memantau kualitas kontak untuk antisipasi ketika adalah salah ketika atau penggunaan email orang lain.

2. Double Opt In

Pada double opt-in, persetujuan menjadi tujuan email promosi melalui email konfirmasi. Artinya, prospek baru menjadi subscriber aktif setelah mengklik tautan tersebut.

Langkah ini membuktikan tautan dapat diakses pada alamat terdaftar untuk menghindari email salah ketik atau email fiktif.

Pun begitu, akses inbox tidak membuktikan identitas atau memperluas izin promosi. Sebagian pendaftar mungkin melewatkan email konfirmasi sehingga gagal berlangganan.

Intinya, ini bukan soal metode mana yang terbaik, melainkan apakah bisnis Anda perlu verifikasi tambahan dengan risiko kehilangan sebagian pendaftar.

Apa itu Opt Out dalam Email Marketing

Opt-out adalah tindakan penerima memilih berhenti dari komunikasi pemasaran yang diterimanya. Umumnya, dengan klik unsubscribe atau opt out.

Istilah ini juga digunakan untuk model opt-out, yaitu pendekatan yang menganggap promosi dapat dikirim secara default sampai seseorang menolak

Model ini berbeda dari unsubscribe pasca opt-in, karena keberadaan tombol unsubscribe tidak membuktikan keabsahan pengiriman sejak awal.

Permintaan berhenti juga memiliki cakupan. Pelanggan yang menolak newsletter bisa saja masih ingin menerima pengumuman produk.

Jangan samakan unsubscribe dengan alamat tidak valid. Keduanya sama-sama berhenti menerima email, tetapi yang satu keputusan penerima, sedangkan satunya masalah teknis.

Kenapa Bisnis Perlu Memperhatikan Optin dan Opt Out

Inilah pentingnya mengetahui perbedaan opt in dan opt out pada saat menjalankan campaign marketing:

1. Memperjelas Ekspektasi Penerima

Opt-in membantu bisnis memahami jenis dan frekuensi email yang diinginkan penerima. Informasi ini menjadi acuan tim marketing dalam menyusun campaign lewat email.

Contohnya, seseorang yang berlangganan tips software dua kali sebulan. Jika bisnis justru mengirim penawaran tiap hari, isi dan frekuensinya tentu sudah melenceng dari kesepakatan.

Karena itu, status “berlangganan” perlu disesuaikan dengan jenis izin. Sebelum memasukkan kontak ke campaign, pastikan topik dan jadwalnya sesuai dengan preferensi mereka.

2. Menentukan Daftar Penerima yang Tepat

Untuk mengirim penawaran mingguan, tim harus memilih kontak yang telah menyetujui promosi dan masih berlangganan.

Setiap orang memberikan alamat email untuk tujuan yang berbeda. Riwayat pembelian atau keikutsertaan acara saja tidak cukup.

Informasi siapa yang masih opt in dan siapa yang akhirnya opt out memberi tahu bisnis jumlah orang yang bisa dijangkau oleh campaign.

Jika jumlahnya belum mencapai target, tim bisa merencanakan cara mendapat subscriber baru, seperti membuat formulir langganan dengan keuntungan yang jelas.

3. Menghormati Perubahan Pilihan Pelanggan

Persetujuan awal belum tentu mencerminkan keputusan pelanggan saat ini. Seseorang bisa berlangganan lalu unsubscribe setelah kebutuhannya selesai.

Jika hanya berpatokan pada catatan lama, promosi bisa tetap terkirim meski izin telah ditarik.

Inilah alasan status terbaru perlu diperhatikan: pernah berlangganan tidak sama dengan masih berlangganan.

Namun, berhenti menerima promo juga tidak otomatis berarti pelanggan ingin menghentikan invoice atau pemberitahuan transaksi yang memiliki dasar pemrosesan lain.

Ingat, UU Perlindungan Data Pribadi mengatur dasar pemrosesan, pembuktian persetujuan, dan penghentian saat persetujuan ditarik dengan jelas. Anda harus mengikuti aturan tersebut.

4. Mengevaluasi Relevansi Komunikasi

Data unsubscribe membantu tim melihat kapan penerima berhenti berlangganan untuk mengevaluasi komunikasi sebelumnya.

Informasi ini melengkapi data buka dan klik, karena tidak membuka email belum tentu berarti ingin berhenti.

Misalnya, unsubscribe meningkat setelah newsletter edukasi berubah menjadi promosi harian. Ini memberi alasan meninjau ulang konten dan frekuensi, tapi belum tentu jadi penyebab utama.

Artinya, pelanggan belum tentu kehilangan minat. Bisa jadi mereka hanya tidak suka jenis email yang dikirim. Pembedaan ini membantu tim mengevaluasi tanpa mengandalkan satu metrik saja.

Tips Menjalankan Email Marketing dengan Opt In dan Opt Out

Setelah memahami alasan di balik pilihan subscriber, pastikan informasi tersebut benar-benar digunakan saat menyiapkan dan mengirim campaign.

1. Jelaskan Tujuan Email Sejak Pendaftaran

Terangkan siapa yang akan mengirim email, informasi apa yang akan diterima, dan frekuensi yang direncanakan. Tanpa penjelasan ini, orang bisa mencentang persetujuan tanpa mengetahui jenis promosi yang akan datang.

Misalnya, peserta webinar memberikan email untuk mendapatkan tautan acara. Jika Anda juga ingin mengirim newsletter, sediakan checkbox promosi terpisah yang boleh dibiarkan kosong. Pendaftaran webinar tetap dapat diselesaikan tanpa berlangganan. Prinsip yang sama berlaku untuk transaksi atau unduhan materi.

Dengan begitu, saat membangun daftar email dengan izin, Anda memperoleh catatan tentang pilihan penerima, bukan hanya alamat yang sulit ditentukan boleh menerima email apa.

2. Simpan Bukti Persetujuan yang Bisa Diperiksa

Simpan sumber kontak, waktu persetujuan, tujuan komunikasi, versi teks persetujuan, dan metode konfirmasi jika digunakan. Informasi ini membantu tim mengetahui apa yang disetujui seseorang ketika formulir mungkin sudah berubah.

Bayangkan formulir awal menawarkan artikel bulanan, lalu beberapa bulan kemudian diubah menjadi promo mingguan. Tanpa catatan versi sebelumnya, subscriber lama bisa keliru dianggap telah menyetujui penawaran baru.

Catatan tersebut adalah praktik operasional untuk mendukung pembuktian, bukan daftar kolom baku yang ditentukan UU PDP. Batasi akses dan retensinya sesuai kebutuhan. Alamat publik, kontak yang dibeli, atau hasil pengumpulan otomatis bukan bukti opt-in; tahan kontak yang izinnya belum dapat diperiksa dari campaign berbasis persetujuan.

3. Pilih Penerima Sesuai Tujuan Persetujuan

Saring kontak berdasarkan komunikasi yang mereka setujui, bukan hanya apakah alamatnya masih aktif. Subscriber newsletter dapat menerima edisi sesuai pilihannya, sedangkan pembeli yang hanya meminta invoice belum tentu boleh menerima penawaran baru.

Peserta webinar yang belum berlangganan promosi juga perlu dipisahkan. Email berisi jadwal atau materi acara berkaitan dengan pendaftarannya, sementara newsletter penjualan rutin memerlukan dasar penggunaan tersendiri. Mencampurkan keduanya membuat perbedaan tujuan tersebut hilang.

Dalam strategi email marketing B2B, jabatan yang sesuai dan alamat kantor publik dapat membantu mengidentifikasi prospek, tetapi tidak membuktikan opt-in. Periksa dasar penggunaan kontak sebelum menyiapkan pengiriman.

4. Berikan Pilihan Topik dan Frekuensi yang Jelas

Jika sistem mendukung, beri subscriber pilihan kategori atau frekuensi email. Pelanggan mungkin ingin mendapat pembaruan fitur, tetapi tidak membutuhkan promo mingguan. Pilihan ini memungkinkan bisnis mempertahankan jenis komunikasi yang diinginkan tanpa menganggap setiap subscriber sama.

Pengurangan frekuensi atau jeda harus menjadi pilihan sukarela, bukan penghalang bagi orang yang ingin unsubscribe sepenuhnya. Begitu pula dengan channel: izin menerima newsletter melalui email tidak otomatis mencakup promosi lewat WhatsApp atau SMS.

5. Permudah Unsubscribe dan Perbarui Status Kontak

Sediakan tautan unsubscribe yang terlihat jelas dan mudah digunakan. Jangan mewajibkan login, survei, atau perubahan preferensi sebelum penerima dapat menarik izin.

Tautan di isi email juga berbeda dari one-click unsubscribe melalui header menurut RFC 8058. Mekanisme header memiliki persyaratan teknis tersendiri; tombol pada footer tidak otomatis memenuhinya.

Setelah permintaan diterima, perbarui status dalam daftar dan sistem pengiriman terkait sesuai cakupan pilihan. Jika CRM mencatat unsubscribe tetapi platform pengiriman masih memakai status lama, orang tersebut bisa kembali menerima promosi. Jangan menyiasatinya dengan mengganti alamat pengirim atau memaksakan penghentian pada brand dan channel yang tidak termasuk permintaan.

Pasal 40 UU PDP menetapkan penghentian pemrosesan berdasarkan persetujuan yang ditarik paling lambat 3 × 24 jam sejak permintaan diterima. Karena itu, mengelola mailing list juga berarti memastikan status terbaru benar-benar berlaku saat pengiriman.

6. Uji Alur Izin Sebelum Impor Ulang dan Pengiriman

Gunakan kontak uji untuk mencoba formulir, email konfirmasi, tautan unsubscribe, dan perubahan status. Pengecekan ini memastikan tindakan penerima benar-benar tercatat dalam daftar yang digunakan untuk mengirim campaign.

Perhatikan saat mengimpor file lama. Seseorang bisa tercatat aktif bulan lalu tetapi sudah unsubscribe minggu ini. Impor ulang tidak memberikan persetujuan baru, sehingga status terbaru dan daftar pengecualian harus tetap berlaku.

Tahan pula pendaftar double opt-in yang belum mengonfirmasi. Bedakan mereka dari subscriber yang jarang membuka email: open rate rendah saja bukan bukti penarikan izin maupun alasan tunggal untuk menghapus atau menargetkan ulang kontak. Setelah bukti dan status diperiksa, Anda bisa menyiapkan email campaign dengan daftar penerima yang sesuai.

7. Gunakan Platform untuk Pengelompokan dan Evaluasi Campaign

Setelah penerima diperiksa, tim masih perlu mengelompokkan kontak, membuat email, mengatur jadwal, dan membaca hasilnya. Jika semuanya dikerjakan melalui file terpisah, perubahan daftar dan hasil pengiriman lebih sulit ditelusuri.

Jatis Mobile menyediakan pengelompokan pelanggan, template email yang dapat disesuaikan, penjadwalan, serta laporan sent, open, clicked, unsubscribed, dan failed. Laporan tersebut membantu melihat apa yang terjadi setelah pengiriman, tetapi tidak otomatis membuktikan persetujuan tiap kontak atau memastikan semua sistem telah memperbarui statusnya.

Untuk kebutuhan pengelompokan penerima dan evaluasi campaign, Anda bisa mempelajari fitur Email Marketing Jatis Mobile sebelum menentukan layanan yang digunakan.

FAQ

Ini beberapa pertanyaan umum seputar opt in dalam email marketing:

Apakah single opt-in berarti alamat email sudah terverifikasi?

Belum tentu. Single opt-in mencatat pendaftaran tanpa konfirmasi tambahan. Double opt-in memeriksa akses lewat tautan, meskipun tetap belum bisa membuktikan identitas pendaftar.

Apakah soft opt-in otomatis membolehkan promosi kepada pelanggan lama?

Tidak. Soft opt-in adalah pengecualian terbatas di yurisdiksi tertentu seperti Inggris dan tidak berlaku otomatis di Indonesia, sehingga dasar pemrosesan yang sah tetap harus dipastikan.

Bolehkah mengirim re-engagement email kepada kontak yang sudah unsubscribe?

Jangan kirim email promosi untuk mengabaikan unsubscribe. Subscriber tidak aktif berbeda dengan yang mencabut persetujuan. Untuk berlangganan kembali, diperlukan persetujuan baru.

Siap Mengirim Campaign? Periksa Dulu Izin dan Status Penerima

Anda sudah tahu perbedaan opt-in dan opt-out email marketing. Harapannya, bisa membantu Anda mengidentifikasi pelanggan potensial sesuai dengan tujuan campaign yang dilakukan.

Selalu pastikan setiap upaya campaign email marketing yang Anda lakukan sesuai dengan persetujuan tersebut dan mengirim email promosi dengan sistem yang baik.

Kami merekomendasikan email marketing software dari Jatis Mobile yang bisa Anda gunakan untuk mengelompokkan penerima, mengatur pengiriman, dan mengevaluasi hasil campaign.