Promo tinggal dua hari, tapi banyak pelanggan belum memanfaatkan? Atau, ada janji temu yang penting? Sebuah pesan singkat seperti contoh email reminder di artikel ini bisa menjadi solusi.
Namun, ada baiknya Anda mempelajari terlebih dahulu apa saja komponen email reminder yang perlu disertakan dalam setiap pesan pengingat itu. Mari bahas satu per satu.
Apa Itu Email Reminder?
Email reminder adalah pesan bisnis yang mengingatkan prospek atau pelanggan tentang transaksi, event, janji temu, atau deadline, lengkap dengan tindakan yang harus diambil.
Cara kerjanya seperti notifikasi kalender. Anda memberikan informasi lewat email tentang sebuah informasi terkait transaksi dengan bisnis.
Biasanya sebuah email reminder dikirim sebelum terjadi keterlambatan, misalnya:
- Sebelum Tenggat: Mengingatkan pendaftaran yang akan ditutup atau promo yang segera berakhir
- Menjelang Event: Mengirim tautan akses webinar atau detail janji konsultasi
Namun, ada juga email reminder yang memang dikirimkan setelah ada keterlambatan, seperti:
- Setelah Tenggat: Menindaklanjuti tagihan yang belum dibayar
Kadang, sebuah email reminder mirip dengan email konfirmasi saat mengikuti event. Bedanya, pada contoh email reminder, fokus pada waktu dan detail acara lebih diperhatikan.
Anda bisa melihat beberapa contoh email marketing lainnya untuk lebih memahami perbedaan dalam bentuk dan penggunaannya.
Komponen Email Reminder yang Perlu Disesuaikan
Email reminder yang efektif biasanya terdiri dari enam komponen berikut:
- Subject menyebut tujuan: Penerima perlu tahu isi email sebelum membukanya. Subject seperti “Pendaftaran webinar ditutup 20 Mei” lebih jelas dibanding “Jangan lewatkan!“.
- Sapaan sesuai data penerima: Sapaan dengan nama membuat pesan lebih personal. Faktanya, jika dilakukan completion rate naik dari 51,96% ke 61,04%.
- Konteks pesan: Hubungkan reminder dengan undangan, janji, atau penawaran sebelumnya. Satu kalimat seperti “Minggu lalu kami mengundang Anda…” sudah cukup.
- Detail relevan: Sertakan info penting seperti jadwal, zona waktu, tenggat, akses, atau syarat, serta sentuhan personal. Reminder dengan progres peserta menaikkan on-time completion dari 56% menjadi 70%.
- CTA yang sesuai tindakan: CTA perlu mengikuti status penerima. Penerima yang belum mendaftar diarahkan ke halaman pendaftaran, peserta terdaftar diarahkan ke tautan akses.
- Penutup dan identitas pengirim: Tutup dengan kalimat singkat dan nama tim yang jelas. Dengan begitu, penerima tahu harus menghubungi siapa jika ada pertanyaan.
5 Contoh Email Reminder untuk Pelanggan dan Prospek
Setiap skenario membutuhkan pendekatan dan tone yang berbeda. Berikut adalah 5 contoh email reminder untuk berbagai situasi yang bisa Anda jadikan acuan.
1. Pengingat Pendaftaran Webinar
Ilustrasi di atas bisa menjadi contoh email reminder untuk pendaftaran webinar. Konteksnya, pendaftaran masih dibuka dan sebagian penerima belum mendaftar setelah undangan awal.
Subjek: Pendaftaran [Nama Webinar] ditutup [Tanggal]
Hai [Nama],
Tinggal [jumlah] hari lagi sebelum pendaftaran webinar “Menyiapkan Kampanye Email Pelanggan” ditutup.
Selama satu jam, kita akan membahas cara menyusun email berdasarkan status pelanggan, dari prospek yang baru kenal brand Anda hingga pelanggan setia.
📅 [Hari, Tanggal], pukul [Jam] [Zona Waktu]
⏰ Pendaftaran ditutup: [Tanggal], pukul [Jam] [Zona Waktu]
Mau ikut bergabung?
[CTA: Daftar Webinar]
Salam hangat,
[Tim Penyelenggara]
Karena penerima belum mendaftar, fokuskan email untuk mengarahkan mereka ke halaman pendaftaran. Hindari kalimat seperti “Sampai jumpa di webinar” agar tidak membingungkan.
Anda juga bisa melihat beberapa contoh newsletter sebagai referensi.
2. Pengingat Kehadiran Webinar bagi Peserta Terdaftar
Untuk peserta yang telah mendaftar, email pengingat menjelang webinar sebaiknya berfokus pada informasi praktis agar mereka siap saat acara dimulai. Berikut contoh email reminder yang dapat Anda adaptasi.
Subjek: [Nama Webinar] akan berlangsung hari ini!
Halo [Nama],
Hari ini kita akhirnya bertemu! Webinar “Cara Jitu Menyiapkan Kampanye Email Pelanggan” dimulai pukul [Jam] [Zona Waktu].
[Akses Webinar]
Agar sesi berjalan lancar, silakan masuk 5–10 menit lebih awal. Jangan lupa siapkan satu contoh email pelanggan yang pernah Anda kirim karena kita akan membahasnya bersama.
Jika ada kendala saat masuk, Anda bisa membalas email ini. Tim kami siap membantu.
Sampai bertemu nanti!
[Nama Host]
Peserta yang sudah terdaftar tidak perlu diyakinkan lagi. Yang mereka butuhkan adalah jadwal, link akses, dan persiapan, ditambah kontak bantuan jika mengalami kendala saat masuk.
Jadi, pastikan setiap detail tersebut sesuai dengan data peserta. Perbedaan keduanya bisa dilihat dari tabel berikut:
| Aspek | Contoh 1 | Contoh 2 |
| Status penerima | Belum mendaftar | Sudah terdaftar |
| Informasi utama | Manfaat dan tenggat pendaftaran | Jadwal, akses, dan persiapan |
| Tujuan CTA | Halaman pendaftaran | Link akses webinar |
3. Pengingat Janji Konsultasi Pelanggan
Ingin membuat email reminder dengan tujuan untuk memberikan informasi bagi pelanggan yang sudah menyepakati jadwal konsultasi dengan tim Anda? Lihat template email reminder ini:
Subjek: Pengingat: konsultasi [Nama Layanan] pada [Tanggal]
Halo [Nama],
Kami ingin mengingatkan jadwal konsultasi kebutuhan kampanye email Anda bersama tim kami:
🗓️ [Hari, Tanggal], pukul [Jam] [Zona Waktu]
📍 [Alamat kantor atau link meeting online]
Agar diskusi kita lebih terarah, mohon menyiapkan ringkasan singkat mengenai tujuan kampanye serta profil target audiens yang ingin dijangkau.
Konfirmasi kehadiran dapat dilakukan melalui tombol di bawah ini. Apabila waktu yang tertera kurang sesuai, silakan membalas email ini untuk menjadwalkan ulang.
[CTA: Konfirmasi Kehadiran]
Sampai bertemu,
[Nama Konsultan]
[Tim Layanan]
Tombol konfirmasi seperti di atas memudahkan tim memantau daftar kehadiran, sehingga persiapan konsultasi dapat disesuaikan dengan lebih baik.
Bagi pelanggan yang berhalangan hadir, mereka dapat langsung membalas email ini tanpa perlu mengisi formulir tambahan.
Saat mengadaptasi templat ini, pastikan untuk menyesuaikan nama, jenis layanan, jadwal, serta lokasi atau link meeting. Sertakan juga panduan persiapan yang diperlukan untuk sesi tersebut.
4. Pengingat Penawaran yang Akan Berakhir
Bagaimana jika Anda sudah pernah mengirimkan penawaran kepada pelanggan berbekal contoh email penawaran produk, tetapi belum banyak yang memanfaatkannya?
Mengirimkan pengingat seperti contoh email reminder berikut ini bisa menjadi inspirasi Anda”
Subjek: Penawaran [Nama Penawaran] berakhir [Tanggal]
Halo [Nama],
Sebagai pelanggan kami, Anda mendapat akses ke Paket Kelas Pelanggan dengan harga khusus. Kami ingin memastikan Anda tidak melewatkannya, karena penawaran ini berakhir [Tanggal] pukul [Jam] [Zona Waktu].
Gunakan kode [KODE] saat checkout untuk mengikuti [jumlah] kelas tentang [topik].
[CTA: Lihat Penawaran]
Terima kasih sudah menjadi bagian dari [Nama Brand].
[Tim Penyelenggara]
Isi penawaran sudah dijelaskan di email sebelumnya, jadi reminder ini hanya perlu menegaskan masa berlakunya. Syarat lengkap bisa ditampilkan di halaman tujuan CTA agar penerima dapat memeriksanya sendiri.
Meski begitu, beberapa detail tetap perlu tertulis di email, seperti nama penawaran, manfaat, tenggat, dan siapa saja yang berhak menerimanya. Sertakan juga kode promo jika memang tersedia.
5. Pengingat Perpanjangan Langganan
Template yang terakhir ini bisa ditujukan untuk pelanggan aktif yang masa langganannya akan segera berakhir.
Subjek: Langganan [Nama Layanan] Anda berakhir [Tanggal]
Halo [Nama],
Terima kasih sudah setia menggunakan [Nama Layanan]. Kami ingin mengabarkan bahwa langganan [Nama Paket] Anda akan berakhir pada [Tanggal].
Setelah tanggal tersebut, akses ke [layanan utama] akan dinonaktifkan. Perpanjang sebelum tenggat waktu agar layanan tetap berjalan seperti biasa.
[CTA: Perpanjang Langganan Sekarang]
Kebutuhan tim Anda sudah berubah? Balas email ini, dan kami akan bantu mencarikan paket yang lebih sesuai.
Salam hangat,
[Nama] dari [Tim Layanan Pelanggan]
Email ini perlu menyampaikan dampak berakhirnya langganan secara faktual. Yang penting, pelanggan tahu apa yang berubah setelah tenggat, tanpa perlu ditakut-takuti.
Selain nama, paket, dan tanggal berakhir, sesuaikan juga dampak tersebut dengan layanan Anda. Dan terakhir, pastikan pelanggan yang sudah memperpanjang tidak lagi menerima pesan ini.
Tips Mengirim Email Reminder yang Relevan
Efektivitas reminder tidak hanya ditentukan oleh isinya, tetapi juga cara pengirimannya. Berikut lima hal yang perlu diperhatikan:
- Pilih penerima berdasarkan status terbaru – Keluarkan kontak yang tindakannya sudah selesai, seperti peserta yang sudah mendaftar atau pelanggan yang sudah memperpanjang langganan. Update status ini menjadi tanggung jawab tim pengirim, jadi cek kembali datanya menjelang pengiriman.
- Sesuaikan timing dengan tenggat dan persiapan – Tidak ada jadwal pengiriman yang cocok untuk semua kasus. Konsultasi yang membutuhkan persiapan dokumen perlu diingatkan beberapa hari sebelumnya, sedangkan link akses webinar cukup dikirim sehari sebelum acara.
- Uji template sebelum dikirim – Ganti semua placeholder dengan informasi aktual. Kirim test email untuk mengecek tampilan di ponsel, ejaan nama, dan link di setiap tombol CTA.
- Jaga tone dan frekuensi – Reminder yang terlalu sering justru bisa terasa mengganggu. Studi Muñoz-Leiva dkk. menyarankan tidak lebih dari tiga atau empat email dalam satu sequence, termasuk email undangan pertama. Gunakan tone yang sopan dan hindari kalimat yang terkesan menyalahkan penerima.
- Tinjau laporan sebagai bahan evaluasi – Open rate dan click rate membantu menilai efektivitas subject line dan CTA. Namun, klik pada tombol “Daftar Webinar” belum tentu berarti pendaftaran selesai, jadi cocokkan dengan data pendaftaran yang sebenarnya.
Mulai dari menyiapkan pesan, memilih segmen penerima, hingga mengevaluasi hasil, semuanya bisa dikelola dalam satu platform.
Layanan email marketing dari Jatis Mobile menyediakan template interaktif, contact grouping, dan campaign report untuk mendukung kampanye reminder Anda.
FAQ Seputar Email Reminder
Masih ada beberapa hal yang kerap dipertanyakan saat menyusun email reminder. Berikut di antaranya.
Apakah email reminder sama dengan follow-up email?
Tidak sepenuhnya. Follow-up email lebih luas karena dipakai untuk melanjutkan percakapan atau mengecek perkembangan, meski tidak ada tenggat.
Reminder berfokus pada acara, janji, atau batas waktu tertentu. Dalam praktiknya, satu pesan bisa menjalankan kedua fungsi sekaligus.
Apakah email reminder harus selalu menyebut penerima lupa?
Tidak perlu. Reminder justru sering dikirim sebelum acara atau tenggat, saat penerima belum melewatkan apa pun.
Hindari juga menebak alasan mereka belum bertindak. Sampaikan saja informasi yang dibutuhkan dan langkah berikutnya dengan nada netral.
Sebaiknya email reminder memakai thread lama atau email baru?
Keduanya bisa, tergantung konteksnya. Untuk kampanye ke banyak pelanggan, email baru dengan subject deskriptif lebih mudah dikenali di inbox.
Thread lama lebih cocok untuk percakapan individual yang konteksnya masih relevan. Pilihan ini merupakan pertimbangan editorial, bukan aturan baku.
Apakah semua email reminder dapat diotomatisasi?
Belum tentu, karena hal ini bergantung pada kemampuan platform dan data yang tersedia. Penjadwalan pengiriman berbeda dengan trigger otomatis berdasarkan perilaku atau status penerima.
Jika Anda membutuhkan trigger, tanyakan langsung kepada penyedia platform apakah fitur tersebut tersedia.
Siapkan Reminder yang Sesuai dengan Status Penerima
Email reminder yang efektif dimulai dari template yang tepat. Pilih template berdasarkan status penerima, lengkapi dengan detail aktual, lalu kirim di waktu yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Jika tim Anda menjalankan banyak kampanye sekaligus, platform yang tepat akan memudahkan seluruh prosesnya. Pelajari layanan Email Marketing Jatis dan diskusikan kebutuhan kampanye Anda bersama tim kami.
Erich is a results-oriented Marketing Leader with over 10 years of experience crafting compelling brand narratives and executing data-driven campaigns across B2B and B2C sectors. He’s also an expert in managing high-scale marketing budgets, by delivering up to 4x ROI, and driving billion-rupiah project acquisitions.
