Apakah bisnis Anda sudah menerapkan real time customer support? Jika belum, maka Anda sedang membuka artikel yang tepat.
Layanan secara real time adalah hal yang paling dibutuhkan oleh customer. Dengan respon cepat dan tepat, kebutuhan mereka terpenuhi, lalu kepercayaan dan loyalitas terhadap bisnis Anda juga terjaga.
Nah, di sini, kami menghadirkan informasi lengkap sebagai panduan untuk Anda. Mulai dari pengertian hingga rekomendasi platform yang tepat, semuanya tersedia di sini. Simak artikel ini hingga usai, yuk!
Apa itu Real Time Customer Support?
Real time customer support adalah pendekatan layanan customer yang memungkinkan bisnis merespon pertanyaan atau keluhan secara langsung tanpa jeda waktu yang lama. Dengan kata lain, customer dapat berinteraksi dan menerima respon pada saat itu juga.
Pendekatan ini membantu menciptakan komunikasi dua arah yang lebih cepat dan relevan dengan kebutuhan customer. Dengan begitu, Anda dapat memahami kebutuhan customer secara lebih akurat dalam satu percakapan.
Walaupun terlihat sederhana, hal ini penting dalam customer journey. Anda dapat menjaga kenyamanan customer sekaligus meningkatkan kepuasan mereka. Lebih jelasnya, simak penjelasan di bawah ini, ya!
Baca Juga: Waktu Terbaik Broadcast WhatsApp: Strategi dan Cara Menentukannya
Mengapa Bisnis Anda Perlu Menggunakan Real Time Customer Support?
Ada berbagai alasan di balik pentingnya real time customer support dalam operasional bisnis Anda. Berikut adalah penjelasannya:
1. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Customer
Respon yang cepat membuat customer merasa diperhatikan dan dihargai. Mereka tidak perlu menunggu lama karena Anda bisa langsung menghadirkan solusi yang ideal. Hal ini kemudian berdampak langsung pada tingkat kepuasan dan loyalitas customer.
Lalu, kepercayaan terhadap bisnis Anda akan tumbuh dan membuat hubungan jangka panjang lebih mudah terbangun.
2. Mempercepat Proses Pengambilan Keputusan Customer
Layanan yang responsif membantu customer langsung memperoleh informasi kapan saja membutuhkannya. Mereka dapat mengambil keputusan tanpa harus menunda atau mencari alternatif lain.
Proses ini sangat membantu dalam situasi pembelian yang membutuhkan kejelasan cepat. Sebagai hasilnya, peluang konversi pun meningkat secara alami dan berdampak positif terhadap pencapaian target penjualan dan peningkatan profit.
3. Menjaga Loyalitas Customer
Hati-hati, keterlambatan respon dapat menyebabkan customer berpaling ke kompetitor. Nah, dengan layanan yang responsif, Anda bisa mencegah hal tersebut.
Dengan komunikasi yang lancar, potensi keluhan dapat ditangani sebelum berkembang menjadi masalah serius. Lalu, pengalaman dan kenyamanan customer pun tetap terjaga.
4. Mengurangi Biaya Customer Service
Layanan real-time dapat menghemat biaya operasional harian. Selain itu, waktu dan tenaga pun akan lebih efisien karena terhindar dari menjawab pertanyaan pertanyaan berulang.
Sebagai hasilnya, tim CS bisa melayani lebih banyak customer dan membuat Anda tidak perlu menambah sumber daya.
5. Mengumpulkan Feedback
Setiap kali selesai memberikan layanan, pastikan untuk selalu mengirim kuesioner feedback kepada customer. Berdasarkan pengisian mereka, Anda bisa mengukur sejauh mana kualitas layanan real-time yang Anda berikan.
Selain itu, customer juga lebih senang jika diberi kuesioner feedback. Meskipun terlihat sederhana, customer akan merasa bahwa masukan mereka dihargai oleh Anda.
Baca Juga: 6 Kesalahan Saat Promosi di WhatsApp yang Wajib Dihindari
Bagaimana Cara Menggunakan Real Time Customer Support di Bisnis Anda?
Agar layanan berjalan efektif, bisnis perlu menyesuaikan pendekatan komunikasi dengan kebutuhan customer. Berikut adalah berbagai cara yang bisa Anda coba:
1. Menyediakan Channel Komunikasi yang Mudah Diakses
Pastikan customer dapat menghubungi bisnis Anda melalui channel yang familiar seperti WhatsApp atau media sosial. Akses yang mudah dapat mendorong customer untuk berkomunikasi tanpa hambatan.
Semakin sederhana prosesnya, semakin besar pula peluang customer untuk menghubungi Anda. Sebagai hasilnya, interaksi pun akan terjadi secara alami tanpa perlu gimmick.
2. Menyiapkan Tim yang Responsif dan Terlatih
Tim CS perlu memahami cara berkomunikasi dengan jelas dan ramah. Kejelasan diperlukan agar customer mudah memahami informasi yang diterima. Lalu, aspek ramah harus selalu terjaga untuk menjaga mood customer dan menunjukkan kualitas layanan yang baik.
Nah, kedua aspek di atas hanya bisa diwujudkan melalui pelatihan yang konsisten. Dengan begitu, Anda memastikan kualitas layanan tetap terjaga dan customer mendapatkan pengalaman yang positif di setiap interaksi.
3. Mengatur Jam Layanan yang Jelas
Real time customer support akan semakin efektif jika Anda menginformasikan waktu operasional layanan. Contohnya, Anda bisa menuliskannya pada profil atau deskripsi di WA Business.
Hal ini penting agar customer memiliki ekspektasi yang tepat untuk menghubungi tim CS, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman. Selain itu, jam layanan yang teratur juga membantu tim CS bekerja secara lebih terstruktur dan menjaga kualitas respon.
4. Memantau dan Mengevaluasi Percakapan Customer
Evaluasi percakapan membantu Anda memahami kebutuhan dan kendala customer. Insight ini berguna agar Anda memahami aspek yang perlu diperbaiki, dipertahankan, dan ditingkatkan.
Dengan perbaikan berkelanjutan, pengalaman customer akan terus berkembang. Bisnis pun dapat beradaptasi dengan lebih cepat terhadap kebutuhan/kendala customer yang bervariasi.
Baca Juga: 10 Cara Promosi Lewat WhatsApp Agar Promosi Cepat Laku
Wujudkan Real Time Customer Service yang Efektif di Bisnis Anda Bersama Jatis Mobile!
Menimbang pentingnya real time customer support, akan lebih baik jika Anda segera mengimplementasikannya pada operasional bisnis. Untuk itu, Anda perlu provider yang tepat, seperti Jatis Mobile.
Salah satu cara Jatis meningkatkan kualitas customer service adalah melalui pendekatan terkini berbasis AI dan WhatsApp Business API.
Dengan WA Business API, tim CS bisa berinteraksi dengan customer setiap harinya melalui dashboard khusus. Jadi, proses interaksi akan lebih efektif dan Anda bisa memantau chat flow setiap harinya. Bahkan, history chat akan terekam secara otomatis dalam sistem, sehingga Anda bisa memahami pola interaksi dari setiap audiens berikut tren keluhan/kendala setiap bulannya.
Selain itu, WA Business API bisa diintegrasikan dengan Ngobrol.ai, yakni chatbot AI untuk customer service. Dengan Ngobrol.ai, Anda bisa memberikan respon cepat dan tepat, khususnya untuk hal-hal yang umum. Jika chat sudah mengarah ke permasalahan spesifik, chatbot akan meneruskan chat secara otomatis kepada agen CS yang available.
Berkat kedua layanan di atas, Anda memastikan bahwa setiap customer akan selalu memperoleh layanan secara real-time tanpa perlu menunggu lama. Dengan begitu, kualitas layanan tetap terjaga dan kepuasan customer pun akan meningkat.
Kesimpulan
Real time customer support adalah aspek penting dalam layanan customer. Anda berkewajiban untuk memberikan respon cepat dan tepat agar kebutuhan customer bisa segera terpenuhi.
Selain itu, kenyamanan customer akan terjaga dan kepuasan mereka pun meningkat. Hal ini tentunya penting untuk menjaga loyalitas customer, sehingga mereka tidak ragu untuk melakukan transaksi berulang. Sebagai hasilnya, stabilitas bisnis pun akan terjaga.
Anda bisa memperoleh berbagai manfaat di atas dengan manfaatkan layanan dari Jatis Mobile. Kami menghadirkan WhatsApp Business API yang bisa diintegrasikan dengan Ngobrol.ai. Kedua layanan ini siap memaksimalkan layanan real-time untuk customer Anda.
WA Business API dapat mempermudah interaksi dengan customer melalui dashboard khusus yang bisa diakses oleh beberapa agen CS sekaligus dalam satu waktu.
Lalu, interaksi akan semakin optimal berkat Ngobrol.ai, chatbot AI yang akan memberi respon otomatis untuk hal-hal bersifat umum. Chatbot ini juga mampu meneruskan chat ke live agent jika chat sudah mengarah ke permasalahan spesifik.
Sangat menarik, bukan? Yuk, gunakan WhatsApp API sekarang juga dan manfaatkan layanan customer Anda!
