Punya toko di WhatsApp memang praktis, tetapi banyak pemilik usaha sering kewalahan menjawab chat pelanggan yang menumpuk. Respons jadi lambat, layanan terasa kurang rapi, dan peluang penjualan bisa hilang begitu saja.
Solusinya adalah menggunakan template customer service untuk WhatsApp yang siap pakai. Anda jadi tidak perlu memikirkan jawaban setiap kali dihubungi pelanggan.
Ingin segera punya template-template itu? Baca artikel ini sampai selesai ya!
Apa itu Template Customer Service?
Template customer service adalah pesan standar yang sudah disiapkan untuk memudahkan admin dalam merespons pelanggan secara cepat dan konsisten di akun WhatsApp bisnis Anda.
Ini penting karena membantu customer service bekerja lebih efisien, menjaga kualitas komunikasi tetap profesional, dan memastikan setiap pelanggan menerima informasi yang jelas serta tidak berbeda-beda.
Bila Anda sudah punya template pesan, tujuan jangka panjangnya adalah meningkatkan pengalaman pelanggan saat berkomunikasi dengan bisnis Anda.
50 Contoh Template Pesan Customer Service yang Menarik di WhatsApp
Terkadang, pelanggan hanya membutuhkan satu pesan yang tepat untuk membuat mereka merasa dihargai. Untuk itu, mari kita pelajari template yang bisa langsung Anda gunakan agar komunikasinya membuat pelanggan nyaman.
1. Salam Pembuka untuk Pelanggan
Saat pelanggan pertama kali menghubungi Anda, kesan awal sangat menentukan arah percakapan. Sebagai customer service, Anda perlu menunjukkan respons yang ramah, jelas, dan profesional.
Tujuannya sederhana: membuat pelanggan merasa disambut dan diprioritaskan. Template berikut bisa Anda gunakan sebagai dasar pembuka percakapan di berbagai situasi.
Contoh template yang bisa Anda gunakan:
- “Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
- “Selamat datang! Ada kebutuhan tertentu yang ingin Anda tanyakan?”
- “Halo Kak, senang bisa membantu. Silakan sampaikan pertanyaannya ya!”
- “Hai! Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami siap bantu kapan saja.”
- “Selamat siang! Produk apa yang sedang Anda cari?”
- “Halo! Terima kasih sudah mampir ke chat kami. Ada yang sedang Anda butuhkan?”
- “Hai Kak, selamat datang. Boleh tahu apa yang bisa kami bantu hari ini?”
- “Halo, terima kasih sudah menghubungi customer service kami. Mari saya bantu cek kebutuhan Anda.”
- “Selamat pagi! Jika ada yang ingin ditanyakan, langsung saja ya Kak.”
- “Terima kasih sudah menghubungi kami! Saya siap bantu dari awal sampai selesai.”
Pastikan template di atas disesuaikan dengan gaya brand Anda. Misalnya, bila persona brand Anda adalah casual, tentunya bisa diubah dengan gaya bahasa yang lebih santai, ya.
2. Follow Up Keluhan
Ketika pelanggan menyampaikan keluhan, Anda perlu menunjukkan empati, ketenangan, dan kecepatan dalam memberi solusi. Menggunakan template yang tepat membantu Anda menjaga kualitas layanan sekaligus memastikan pelanggan merasa didengarkan.
Dalam situasi ini, kata-kata follow-up yang baik harus berfokus pada progres penanganan masalah, bukan sekadar formalitas.
Berikut template yang bisa Anda gunakan:
- “Halo Kak, saya ingin memberikan update mengenai keluhan sebelumnya. Saat ini tim kami masih melakukan pengecekan.”
- “Terima kasih sudah menunggu, Kak. Kami masih menindaklanjuti masalahnya dan akan kembali memberi kabar segera.”
- “Hai Kak, kami ingin follow up terkait kendala yang Kakak alami. Sudah ada progres terbaru yang ingin kami sampaikan.”
- “Halo, kami sedang memproses keluhan Kakak. Mohon menunggu sebentar ya.”
- “Terima kasih atas kesabarannya. Kami sudah meneruskan keluhan ini ke tim terkait.”
- “Kak, saya follow up kembali ya. Masalahnya masih dalam proses penanganan.”
- “Terima kasih sudah melaporkan masalah ini. Kami sedang dalam tahap penyelesaian dan akan update segera.”
- “Halo Kak, apakah ada video unboxing yang bisa Kakak kirim untuk kami proses keluhannya? Kami tunggu ya.”
- “Hai, kami sudah melakukan pengecekan awal dan butuh sedikit waktu lagi untuk menyelesaikan ini.”
- “Terima kasih sudah menunggu. Kami pastikan keluhan Kakak menjadi prioritas kami.”
3. Permohonan Feedback
Feedback adalah bahan bakar untuk peningkatan layanan. Customer service yang baik tidak hanya memberikan jawaban, tetapi juga membuka ruang bagi pelanggan untuk berbagi pengalaman. Dengan template yang tepat, Anda bisa meminta feedback tanpa terdengar memaksa dan tetap menjaga nada yang ramah.
Contoh template yang bisa Anda gunakan:
- “Kak, boleh minta feedback-nya untuk layanan kami hari ini?”
- “Halo! Kalau berkenan, boleh cerita apakah pengalaman chat ini sudah membantu?”
- “Terima kasih sudah berbelanja. Kami ingin tahu pendapat Kakak tentang layanan kami.”
- “Kak, layanan kami sudah sesuai harapan belum ya? Feedback kecil saja sudah sangat membantu.”
- “Jika ada saran untuk perbaikan layanan, kami sangat terbuka menerimanya.”
- “Halo, apakah ada hal yang bisa kami tingkatkan setelah transaksi ini?”
- “Kakak puas dengan layanan kami? Boleh bantu beri penilaian singkat.”
- “Kami ingin terus berkembang. Boleh minta masukannya, Kak?”
- “Terima kasih sudah mempercayai kami. Jika ada pengalaman baik, boleh dibagikan ya Kak.”
- “Feedback dari Kakak sangat berarti untuk meningkatkan kualitas layanan kami.”
4. Broadcast Promosi
Promosi adalah momen penting untuk menarik perhatian pelanggan lama dan baru. Dengan template broadcast untuk promosi, Anda tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga membangun kedekatan.
Template ini bisa dipakai untuk tanggal kembar (11.11, 12.12), Jum’at Berkah, payday sale, weekend deals, atau promo musiman lainnya. Kuncinya: tetap personal, tidak terasa seperti spam, dan tetap sopan.
Berikut template yang bisa Anda gunakan:
- “Halo Kak! Hari ini ada promo spesial untuk Kakak yang sudah setia belanja di kami.”
- “Kak, weekend deals sudah mulai! Ada diskon menarik sampai malam ini.”
- “Selamat hari Jum’at! Di hari baik ini, kami punya promo Jum’at Berkah untuk semua produk tertentu.”
- “Kak, mumpung tanggal kembar, kami adakan diskon besar untuk beberapa produk favorit.”
- “Halo! Ada promo khusus hari ini yang sayang sekali kalau dilewatkan.”
- “Payday sale datang lagi! Saatnya belanja hemat dengan potongan harga spesial.”
- “Kak, spesial untuk pelanggan loyal, kami siapkan harga khusus hari ini.”
- “Ada penawaran menarik nih Kak. Berlaku sampai stok habis!”
- “Hi Kak, mau info cepat: ada flash sale 24 jam untuk produk tertentu.”
- “Kak, sebelum promonya berakhir, kami ingin pastikan Kakak tahu ada diskon khusus hari ini.”
5. Penutup Obrolan
Menutup percakapan dengan sopan adalah tanda profesionalisme customer service. Penutup yang baik bisa membuat pelanggan merasa dihargai dan membuka peluang mereka kembali berinteraksi dengan Anda.
Nada yang digunakan harus tetap ramah, hangat, dan menunjukkan kesiapan untuk membantu kapan saja.
Berikut template penutup yang bisa digunakan:
- “Terima kasih sudah menghubungi kami, Kak. Jika ada kebutuhan lain, jangan ragu chat kembali ya.”
- “Senang bisa membantu Kakak. Semoga hari Kakak menyenangkan!”
- “Kalau ada pertanyaan lain, kami selalu siap membantu.”
- “Terima kasih sudah berbelanja. Sampai jumpa di pesanan berikutnya!”
- “Jika butuh bantuan tambahan, kapan saja langsung kabari kami.”
- “Terima kasih atas waktunya. Semoga layanan kami membantu Kakak hari ini.”
- “Senang bisa melayani Kakak. Semoga urusannya hari ini lancar.”
- “Kalau ada yang ingin dikonfirmasi lagi, tinggal hubungi kami ya.”
- “Terima kasih, Kak. Kami tunggu kunjungan berikutnya.”
- “Semoga harinya menyenangkan. Sampai jumpa di chat berikutnya!”
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Template Customer Service yang Tepat?
Menggunakan template customer service yang tepat bukan hanya membantu meningkatkan kualitas komunikasi dengan pelanggan, tapi juga mempermudah pekerjaan Anda sebagai pelaku usaha dan admin WhatsApp bisnis Anda.
Selain meningkatkan efisiensi tim, template juga memastikan setiap pelanggan menerima informasi yang sama akuratnya, tanpa risiko salah ketik atau penjelasan yang berbeda-beda.
Nah, tantangan lainnya adalah menemukan penyedia yang benar-benar terpercaya untuk mendukung operasional Anda di WhatsApp. Dengan memilih provider WA Business API terbaik, Anda bisa memastikan seluruh pesan otomatis, template, dan alur komunikasi berjalan lancar tanpa hambatan teknis.
Di sisi lain, penggunaan WhatsApp API resmi penting agar bisnis Anda bekerja dengan sistem yang aman, stabil, dan terverifikasi. Sebagai solusi, Jatis Mobile adalah penyedia yang cocok bagi Anda yang baru memulai perjalanan Anda dengan WhatsApp bisnis API.
Kesimpulan
Dengan banyaknya contoh template untuk melayani pelanggan, tentunya Anda tidak akan lagi perlu membalas pesan secara manual satu per satu. Untuk semakin mempermudah pekerjaan Anda, ini saat yang tepat untuk menghubungi Jatis Mobile.
Kami siap mendiskusikan kebutuhan bisnis Anda sekarang. Hubungi kami!
