Keberadaan tim Customer Service (CS) yang handal adalah salah satu kunci penting untuk menjaga hubungan dengan customer. Sebab, melalui servis CS yang ideal, customer akan merasa puas dengan layanan brand.
Oleh karena itu, tim CS perlu memahami dan mengimplementasikan semua aspek dengan baik, termasuk manajemen waktu. Jika pengelolaan waktu tidak tepat, dapat berujung respon yang lama bagi customer.
Ingin tahu lebih jelasnya? Yuk simak penjelasan singkat dari Jatis Mobile berikut ini!
Mengapa Tim Customer Service Perlu Mengelola Waktu dengan Baik?
Berikut adalah berbagai alasan di balik pentingnya manajemen waktu oleh tim CS:
1. Memberikan Respon Cepat dan Tepat
Baik sebelum mau pun sesudah transaksi, customer bisa sewaktu-waktu menanyakan informasi kepada CS. Mereka selalu menginginkan respon cepat, sehingga tim CS idealnya mampu mengelola waktu untuk setiap tiket yang masuk.
Jika memperoleh respon cepat dan tepat, customer akan merasa puas dengan layanan brand.
2. Meningkatkan Produktivitas Tim
Dengan pengelolaan waktu yang efektif, tim CS dapat menyelesaikan tiket dengan cepat, sehingga terhindar dari pekerjaan yang menumpuk.
Hal ini akan berdampak positif terhadap peningkatan produktivitas yang berujung pada peningkatan kualitas layanan kepada customer.
3. Memastikan Service Level Agreement (SLA) Tercapai
SLA adalah dokumen resmi yang berisi kesepakatan antara brand dengan customer mengenai standar kualitas layanan yang diberikan. Nah, salah satunya adalah layanan CS.
Melalui manajemen waktu yang baik, tim CS dapat mendukung pencapaian SLA. Sebab, respon cepat dan tepat kepada customer menjamin kualitas layanan yang diberikan oleh brand.
4. Meningkatkan Retensi Karyawan
Tim CS yang merasa burnout dapat berujung pada resign, berpotensi mempengaruhi kualitas layanan terhadap customer.
Oleh karena itu, manajemen waktu yang ideal bisa menghindarkan tim CS dari burnout. Lingkungan kerja yang lebih baik dan beban kerja yang terdistribusi dapat membuat tim CS lebih termotivasi untuk memberikan pelayanan terbaik kepada customer.
Selain itu, mereka cenderung memiliki loyalitas tinggi kepada brand, sehingga dapat bertahan dalam waktu yang lama.
Baca Juga: Waktu Terbaik Broadcast WhatsApp: Strategi dan Cara Menentukannya
6 Tips untuk Membuat Manajemen Waktu Customer Service Anda Semakin Baik
Berikut adalah berbagai tips yang bisa Anda terapkan agar CS mampu mengoptimalkan manajemen waktu:
1. Gunakan Sistem Prioritas
Setiap harinya, ada berbagai isu atau pertanyaan yang masuk dari customer. Nah, Anda perlu membuat skala prioritas sesuai tingkat urgensi isu.
Dengan begitu, tim CS bisa mengetahui urutan isu yang perlu diurus berikut standar waktu penyelesaiannya.
2. Gunakan ChatBot untuk Pertanyaan Umum
Anda bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi berupa ChatBot untuk membantu tim CS. Manfaatkan ChatBot untuk menangani pertanyaan yang bersifat umum.
Beberapa di antaranya seperti informasi produk, status pengiriman, hingga pengisian kuesioner kepuasan.
Dengan begitu, tim CS bisa lebih fokus pada hal-hal yang lebih urgen dan menuntut penanganan langsung dari tenaga manusia.
3. Gunakan Sistem SLA
SLA adalah perjanjian yang mengikat antara brand dengan konsumen. Dengan menerapkan sistem SLA, tim CS dapat bekerja dengan lebih terstruktur. Selain itu, mereka juga akan terhindar dari backlog yang menumpuk.
Sistem seperti ini memastikan bahwa setiap tiket yang masuk tertangani dengan baik dan tidak tertumpuk di satu agen saja.
4. Gunakan Omnichannel & Helpdesk Ticketing System
Selain ChatBot, kecanggihan teknologi lain yang bisa Anda manfaatkan adalah Omnichannel. Dengan platform ini, tim CS bisa mengelola tiket yang masuk dari berbagai saluran komunikasi hanya melalui satu dashboard saja.
Termasuk di dalamnya adalah omnichannel di WhatsApp, email, hingga media sosial. Dengan begitu, tim CS akan lebih mudah mengakses berbagai pesan masuk dan bisa memberikan respon lebih cepat kepada customer.
Selain Omnichannel, Anda juga bisa memanfaatkan Helpdesk Ticketing System. Sistem ini dapat mendistribusikan tiket secara otomatis kepada CS yang sedang available, sesuai penugasan yang sudah diatur sebelumnya.
Lalu, progress dari setiap tiket yang sedang berjalan juga dapat dipantau melalui sistem ini. Bahkan, Anda juga bisa menarik laporan analitik untuk mengetahui tren tiket setiap bulannya sekaligus mengukur kinerja tim CS dalam memenuhi kebutuhan customer.
5. Gunakan Template Customer Service
Tim CS dapat mempersingkat waktu tunggu customer dengan memanfaatkan template. Balasan tidak harus diketik dari 0, cukup kirim template yang sudah disusun sebelumnya.
Template ini dapat diatur melalui dashboard omnichannel dan bisa disesuaikan dengan konteks percakapan. Dengan begitu, tim CS bisa menjaga sentuhan personal setiap kali berinteraksi dengan customer via chat.
6. Optimalkan Shift dan Delegasi Kerja
Pada dasarnya, beban kerja setiap agen CS dapat dikelola melalui pengaturan shift dan delegasi kerja.
Pengaturan shift memastikan agar agen CS terhindar dari lembur, sedangkan delegasi kerja bertujuan untuk menghindari overload tiket.
Melalui kedua hal tersebut, tim CS tidak akan merasa overload dan tetap memberikan pelayanan terbaik kepada customer.
Baca Juga: Apa Itu WA Blast? Ini Manfaat dan Cara Menggunakannya
Tingkatkan Kualitas Customer Service Lebih Jauh Bersama Jatis Mobile!
Selain berbagai tips di atas, kualitas pelayanan CS juga bisa ditingkatkan dengan memanfaatkan Jatis Mobile, Business Solution Provider terpercaya di Indonesia.
Melalui Jatis Mobile, Anda bisa menggunakan layanan WhatsApp API dan Coster Omnichannel. Kedua layanan ini bisa menunjang performa tim CS dan memastikan pelayanan terbaik kepada customer.
WA Business API dapat membantu CS saat berinteraksi dengan customer via WhatsApp. Terlebih, WA Business API memiliki fitur yang lebih lengkap daripada WA Bisnis biasa.
Lalu, Coster Omnichannel akan memudahkan tim CS saat memantau tiket yang masuk dari berbagai channel. Bahkan, Coster juga dilengkapi dengan sistem otomatis yang mampu mengklasifikasikan dan mendistribusikan tiket.
Baca Juga: 6 Kesalahan Saat Promosi di WhatsApp yang Wajib Dihindari
Kesimpulan
Kepuasan customer tidak hanya didukung oleh kualitas produk, tetapi juga layanan yang baik, salah satunya dari tim Customer Service. Melalui layanan berkualitas, customer akan merasa lebih puas dan berpotensi melakukan transaksi lanjutan.
Adapun layanan berkualitas bisa terwujud melalui manajemen waktu yang baik oleh tim CS. Dengan begitu, customer akan selalu memperoleh respon cepat dan tepat. Tim CS pun dapat memberikan kinerja terbaik dan mendukung stabilitas perusahaan.
Nah, salah satu cara untuk mewujudkannya adalah dengan memanfaatkan layanan dari Jatis Mobile. Gunakanlah WhatsApp API dan Coster Omnichannel untuk mendukung interaksi tim CS dengan customer.
Melalui kedua layanan tersebut, tim CS dapat mengelola waktu dengan lebih baik dan tetap menjaga kualitas layanan untuk customer. Hal ini bisa terjadi karena dukungan fitur canggih di WhatsApp Business API dan Coster Omnichannel.
Bahkan, Jatis Mobile tidak hanya memberi dukungan pada layanan CS saja. Berbagai cara terbaik untuk promosi pun juga bisa diperoleh untuk meningkatkan penjualan.
Bagaimana? Apakah sudah tertarik dengan layanan kami? Hubungi kami di sini untuk informasi lebih lanjut, ya!
